Checklist pour organiser un congrès de sciences de l’environnement

Un congrès de sciences de l’environnement demande une coordination précise entre le programme scientifique, les intervenants et la logistique sur place. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, la technique et le catering. Cette checklist regroupe les étapes à suivre jusqu’à l’accueil des participants, avec les points souvent oubliés comme les besoins alimentaires, les adaptateurs et le test des présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les contrats des intervenants
2 personnes
Publier le programme en ligne
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Réserver la technique et la salle
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Recevoir les présentations
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer le formulaire d'évaluation
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Gérer le temps et les questions
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Récupérer la vaisselle et les déchets
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Recueillir les questions du public
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le bureau d’accueil
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Archiver la liste des participants
Partager les présentations
Envoyer un message de remerciement
Traiter les formulaires d'évaluation
2 personnes
Vérifier les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 14
Chaisesqté 130
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Amplificateur audio
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verresqté 160
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour les amuse-bouchesqté 10

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Assiettes de buffetqté 8
Rouleaux de nappesqté 6
Cartes-étiquettesqté 20
Thermomètres alimentairesqté 2
Courses

Impression et inscription

Porte-nomsqté 140
Lanyardsqté 140
Brochures du programmeqté 140
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 140
Listes d'inscriptionqté 8
Formulaires d’évaluationqté 140
Badges adhésifsqté 40
Presse-papiersqté 8
Papier d'impression A4qté 5

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 8
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 8
Fanions de table en cotonqté 6
Plantesqté 12
Bannières de conférence réutilisablesqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 3
Boîtes de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Autre

Caisse à outilsqté 2
Jeux de ciseauxqté 3
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100
Marqueursqté 12
Marqueursqté 20

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme, les contrats et les réservations techniques en dépendent directement.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme provisoire est publiable. Prévoyez une question sur les besoins alimentaires et arrêtez la liste définitive des participants avant de confirmer le traiteur.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès et testez chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, le pointeur laser et le cliqueur.
Ne vous limitez pas au projecteur : testez les microphones sans fil, l’amplificateur audio, les haut-parleurs et la connexion du routeur wifi dans la salle prévue.
Préparez les badges nominatifs et les programmes imprimés avant l’ouverture des portes. Une table d’inscription, des chaises et un rangement pour les manteaux évitent les files dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès de sciences de l’environnement ?: Commencez au moins 6 mois avant la date prévue pour réserver le lieu, définir le thème et contacter les intervenants. Gardez les dernières semaines pour les inscriptions, les présentations et les tests techniques.
Quand confirmer les quantités de catering pour un congrès ?: Confirmez-les après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant le congrès. Utilisez la liste définitive des participants et les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire.
Combien de temps avant faut-il demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au moins 5 jours ouvrés avant l’événement. Testez-les ensuite sur l’ordinateur et le projecteur prévus, afin de repérer les problèmes de format ou d’adaptateur.
Que faut-il vérifier le jour avant le congrès ?: Vérifiez la disposition des tables et des chaises, les badges, les programmes, la sonorisation, le wifi et toutes les rallonges et multiprises. Faites un test complet d’au moins 60 minutes dans la salle.

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