Que faut-il prévoir pour un congrès logistique ?

Pour un congrès logistique, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut aussi préparer l’accueil, les badges, la vaisselle, le mobilier et tout le matériel nécessaire aux présentations. Prévoyez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus. Cette liste vous aide à vérifier que rien ne manque avant l’installation de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 3

Inscription

Porte-nomsqté 110
Lanyardsqté 110
Presse-papiersqté 4
Stylos de comptoirqté 12
Plateaux pour badgesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 8
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 300 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau minérale plate - 72 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 48 bouteilles
- Cola - 18 bouteilles
- Cola Zero - 18 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 10 litres
- Jus d'orange - 10 litres
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1,5 kilogramme
- Salade d'œufs - 1,5 kilogramme
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mini-pâtisseries - 180 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 5 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Salade de pâtes végétarienne - 12 kilogram
- Salade de pâtes au poulet - 12 kilogrammes
- Salade verte - 10 kilogrammes
- Salade de couscous - 8 kilogrammes
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Sauce salade - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Citron - 20 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets à café en papier - 300 pièces
- Gobelets jetables pour eau - 250 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Préparez un badge, un tour de cou et un porte-nom par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions tardives et les badges réimprimés.
Pour l’accueil, prévoyez au moins un stylo par personne au comptoir d’inscription et plusieurs presse-papiers si les participants doivent remplir ou vérifier des documents.
Comptez une tasse à café et un verre à eau par personne et par service. Ajoutez environ 10 % de vaisselle pour remplacer les pièces utilisées ou renversées pendant la journée.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, la table de mixage et les câbles HDMI au plus tard la veille. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise de secours.
Réservez les chaises, tables, tabourets et porte-manteaux selon la configuration réelle de la salle, puis vérifiez leur livraison avant l’ouverture du comptoir d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès ?: Prévoyez un badge par participant, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute et les erreurs d’impression.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un congrès d’une journée ?: Comptez au minimum une tasse à café, un verre à eau, une assiette et un jeu de couverts par personne et par service. Une réserve de 10 % évite de manquer de vaisselle pendant les pauses et le repas.
Quand vérifier le matériel audiovisuel du congrès ?: Faites un test complet au plus tard la veille, puis un contrôle rapide 1 à 2 heures avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les présentations, les microphones, les câbles et les multiprises.
Combien de temps avant le congrès faut-il commander le matériel ?: Réservez le mobilier, la vaisselle et le matériel audiovisuel dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Contrôlez la commande et la livraison au moins 24 heures avant l’installation.

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