Que faut-il prévoir pour un congrès des enfants ?

Pour un congrès des enfants, les achats ne se limitent pas au repas. Il faut aussi prévoir l’accueil, les ateliers, la signalétique, les badges et le matériel technique utilisé par les intervenants. Calcule les quantités selon le nombre d’enfants, d’accompagnateurs et d’animateurs, puis ajoute une marge de 10 % pour les gobelets, les couverts et les supports imprimés. Les besoins alimentaires et les autorisations doivent être confirmés avant de finaliser la commande du traiteur.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de travailqté 18
Chaisesqté 125
Tables pliantesqté 6
Nappesqté 20
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes creusesqté 130
Couvertsqté 140
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Corbeilles à painqté 8
Conteneurs alimentairesqté 20
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4
Tapis de planche à découperqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de table coloréeqté 20
Panneaux de directionqté 20
Panneau d’accueil
Colle repositionnableqté 6
Ruban de masquageqté 8

Catering

Supports de badges nominatifsqté 130
Sacs de bienvenueqté 125
Sacs repas du midiqté 125
Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé décaféiné - 40 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Chocolat au lait - 12 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Poivrons - 30 pièces
- Salade - 12 laitues
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 150 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 10 kilos
- Pain complet - 25 pains
- Petits pains blancs - 150 pièces
- Wraps complets - 100 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Garniture de blanc de poulet halal - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture de fraises - 3 pots
- Beurre doux - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Pâtes - 12 kilos
- Sauce tomate - 12 litres
- Passata - 8 litres
- Haricots rouges - 6 kilos
- Maïs - 6 kilos
- Fromage râpé - 5 kilo
- Boulettes végétariennes - 8 kilos
- Morceaux de poulet - 8 kilo
- Salade de concombre - 4 kilo
- Salade composée - 8 kilos
- Croûtons - 2 kilo
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Sauce vegan - 3 litres
- Yaourt - 12 kilo
- Muesli - 5 kilos
- Miel - 2 pots
- Chips au paprika - 20 sachets
- Chips nature - 20 sachets
- Popcorn - 12 sachets
- Barres de céréales - 150 pièces
- Raisins secs - 150 boîtes
- Biscuits - 12 paquets
- Guimauves - 4 sacs
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 80 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 10 paquets
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Sacs pour papier toilette - 4 paquets
- Glaçons - 20 kilos

Nettoyage

Seauxqté 6
Balais à franges de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Papeterie

Listes de participantsqté 10
Flyers du programmeqté 140
Feuilles de travail pour atelierqté 150
Badges nominatifsqté 140
Carnetsqté 130
Sets de stylosqté 140
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Papier A4qté 1000
Blocs pour chevaletqté 8
Post-itqté 40
Ruban adhésifqté 10
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Stylosqté 30
Marqueurs pour tableau blancqté 30
Presse-papiersqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Pictogrammesqté 30
Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Braceletsqté 150

Conseils

Prévois un badge nominatif pour chaque enfant, accompagnateur et intervenant, plus 10 % de badges vierges pour les inscriptions modifiées ou les pertes. Prépare-les au moins 2 jours avant l’ouverture.
Pour le premier accueil, compte 2 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mets une partie des boissons au frais la veille et garde une réserve dans des glacières.
Compte au minimum une assiette, un gobelet et un jeu de couverts par repas et par personne, avec 10 % de réserve. Sépare la vaisselle destinée au café de celle utilisée pour le déjeuner.
Pour chaque atelier, vérifie le matériel nécessaire avec l’intervenant 7 jours avant le congrès. Regroupe ensuite les fournitures par salle afin d’éviter de chercher du matériel pendant les changements de groupe.
Teste les ordinateurs, le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs et les câbles au moins 2 heures avant l’arrivée des enfants. Prévois une rallonge, une multiprise et un câble de recharge de rechange par espace technique.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un congrès des enfants ?: Prévois 2 boissons par personne pour la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoute 10 % de réserve, surtout si les enfants restent toute la journée ou si la météo est chaude.
Combien de badges faut-il imprimer ?: Imprime un badge par participant, accompagnateur et intervenant, puis ajoute 10 % de badges vierges. Termine l’impression au plus tard 2 jours avant le congrès, après avoir traité les dernières inscriptions.
Quand commander le repas pour un congrès des enfants ?: Confirme le nombre de repas au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir recueilli les allergies et les régimes particuliers. Garde une marge d’environ 5 % pour les changements de dernière minute.
Quand préparer le matériel technique et les ateliers ?: Trie le matériel des ateliers au moins 2 jours avant et teste toute la technique 2 heures avant l’accueil. Vérifie notamment les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et les câbles de recharge, souvent oubliés.

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