Que faut-il acheter pour un congrès d’architecture ?

Un congrès d’architecture demande plus qu’un vidéoprojecteur et des chaises. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, les pauses, le déjeuner, les présentations et les besoins techniques des intervenants. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à réserver pour une journée de congrès. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une marge de 5 à 10 % pour les verres, les badges et les documents.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 140
Tables rectangulairesqté 16
Tables hautesqté 10
Table de scèneqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 160
Cuillères à caféqté 160
Assiettes de dînerqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Sets de couverts pour le dînerqté 160
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Clés USBqté 4
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Pointeur laserqté 2
Piles rechargeablesqté 16

Inscription

Tables d’inscriptionqté 3
Badges nominatifsqté 140
Porte-badgesqté 140
Lanyardsqté 140
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Panneaux d’inscriptionqté 3
Dossiers du programmeqté 140
Braceletsqté 140

Décoration

Bannières de congrèsqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 20
Pancartes avec les noms des intervenantsqté 6
Affiches du programmeqté 8
Plantesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Corbeilles à painqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 3 kilogrammes
- Sucre - 4 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Eau minérale plate - 10 casiers
- Eau minérale gazeuse - 8 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Café froid - 24 bouteilles
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc sec - 18 bouteilles
- Vin rouge sec - 12 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 180 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 2 kilogrammes
- Houmous - 4 kilogrammes
- Tartinade à l'avocat - 2 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Laitue - 10 têtes
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 8 kilogrammes
- Poivrons - 5 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Avocats - 30 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Olives - 3 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 12 kilogrammes
- Salade de pâtes - 12 kilogrammes
- Salade de quinoa - 10 kilogram
- Salade verte mixte - 10 kilogram
- Salade de lentilles - 8 kilogrammes
- Salade de couscous - 8 kilogrammes
- Pois chiches - 4 kilogram
- Feta - 3 kilogrammes
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Sauce miel-moutarde - 3 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Basilic - 10 bottes
- Origan - 4 pots
- Ail - 1 kilogram
- Mini muffins - 180 pièces
- Mini brownies - 180 pièces
- Biscuits - 8 kilogrammes
- Chips au paprika - 5 kilogrammes
- Chips nature - 5 kilogrammes
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Fruits secs - 3 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 % de réserve : pour 120 personnes, préparez 126 chaises. Ajoutez des chaises distinctes pour les intervenants et la table de scène.
Comptez 2 à 3 verres à eau par personne pour la journée si le lavage n’est pas possible entre les sessions. Pour un déjeuner assis, prévoyez aussi une assiette de dîner, une assiette à dessert et un couvert par invité, avec 10 % supplémentaire.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez une présentation de secours sur 2 clés USB différentes.
Prévoyez au moins un microphone sans fil pour les questions du public et un microphone pour chaque intervenant qui parle en même temps. Vérifiez la portée, les piles et le nombre de pieds de micro avant l’arrivée des visiteurs.
Installez le comptoir d’inscription 60 à 90 minutes avant le début. Triez les badges par ordre alphabétique, préparez les chevalets et placez les informations de parking et l’itinéraire à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès d’architecture ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 100 inscrits, comptez donc 105 à 110 chaises, sans oublier les sièges réservés aux intervenants.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour 100 personnes ?: Pour un déjeuner, prévoyez au minimum 110 assiettes de dîner, 110 assiettes à dessert et 110 couverts. Ajoutez environ 200 à 300 verres à eau pour une journée complète sans lavage intermédiaire.
Quand tester le matériel technique avant le congrès ?: Faites un premier test 24 heures avant, puis un contrôle dans les 60 minutes précédant l’accueil. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs.
Combien de temps faut-il pour préparer l’accueil des participants ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer la table d’inscription, trier les badges, préparer les chevalets et disposer les documents. Ajoutez 30 minutes si plusieurs listes de visiteurs ou options alimentaires doivent être vérifiées.

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