Que faut-il prévoir pour un congrès commercial ?

Un congrès commercial demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir l’accueil des participants, les interventions, les présentations et les pauses, sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J. Cette liste vous aide à vérifier le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et confirmez-les avec le traiteur avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Pointeur laserqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Supports de badges nominatifsqté 90
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres de programmeqté 6
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 200 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Thé citron - 40 sachets
- Thé à la menthe - 40 sachets
- Thé rooibos - 40 sachets
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 canettes
- Cola Zero - 24 canettes
- Sinas - 12 canettes
- Tonic - 12 canettes
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Bitter lemon - 12 canettes
- Glaçons - 15 kilos
- Petits pains à cuire - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Croissants - 60 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Saumon fumé - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tartinade d’avocat - 1 kilo
- Confiture - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 80 pièces
- Yaourt - 80 pots
- Muesli - 3 kilo
- Soupe de poulet - 10 litres
- Soupe de légumes - 10 litres
- Sandwichs au falafel - 25 pièces
- Filet de poulet - 6 kilos
- Viande hachée de bœuf - 5 kilos
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Pâtes - 8 kilos
- Riz - 6 kilos
- Sauce tomate - 8 litres
- Pesto - 2 kilo
- Parmesan - 1,5 kilo
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Tomates cerises - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 2 kilo
- Chips nature - 2 kilo
- Snack salé - 2 kilo
- Mini-nems - 300 pièces
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini bâtonnets au fromage - 200 pièces
- Citron - 20 pièces
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Serviettes - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 80 pièces
- Éponges - 8 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
Bacs de maintien au chaudqté 8
Filtres à caféqté 100
Distributeurs de boissonsqté 4
Assiettes de buffetqté 8
Cartes de menuqté 12
Étiquettes alimentairesqté 30
Tabliers de serviceqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 90
Pinces à badgeqté 90
Brochures du programmeqté 90
Blocs-notesqté 90
Stylos à billeqté 100
Formulaires d’inscriptionqté 100
Chemises de présentationqté 20
Pancartes de tableqté 12
Pots à stylosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Mouchoirs en papierqté 12

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 4
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Prévoyez une table d’inscription suffisamment grande pour les badges, la liste des participants et les documents d’accueil. Imprimez les badges au plus tard la veille, puis gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Comptez un siège par participant confirmé et ajoutez quelques places si la salle le permet. Vérifiez aussi le nombre de porte-manteaux avant l’ouverture, surtout si le congrès se déroule pendant une période froide.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et chaque câble HDMI au moins 24 heures avant le congrès. Gardez plusieurs adaptateurs HDMI, rallonges et multiprises accessibles plutôt que dans les cartons de livraison.
Prévoyez un microphone sans fil pour les intervenants et un autre pour les questions du public si la salle est grande. Testez le son avec les haut-parleurs, la table de mixage et les pieds de micro pendant le briefing technique.
Pour les pauses, séparez les tasses à café, verres à eau, verres à vin et couverts avant l’arrivée du traiteur. Communiquez les quantités finales dès que la liste des participants est stabilisée et vérifiez les besoins alimentaires recueillis.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un congrès commercial ?: Prévoyez au minimum une chaise par participant confirmé. Ajoutez 5 à 10 % de places si les inscriptions peuvent encore évoluer ou si des invités sont attendus sans inscription préalable.
Quand préparer le matériel audiovisuel d’un congrès ?: Rassemblez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles, les adaptateurs et les microphones au moins 24 heures avant. Faites un test complet avant l’ouverture du lieu et vérifiez les présentations reçues la veille.
Combien de badges imprimer pour un congrès ?: Imprimez un badge par participant inscrit, puis prévoyez 5 à 10 badges vierges pour les changements de dernière minute. Vérifiez la liste des participants avant l’impression finale, idéalement la veille.
Quand confirmer la vaisselle et les quantités au traiteur ?: Confirmez les quantités dès que les inscriptions sont stabilisées, généralement 3 à 5 jours avant le congrès. Vérifiez une dernière fois les besoins alimentaires et les éventuelles inscriptions tardives avant la livraison.

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