Que prévoir pour un concert de harpe ?

Pour un concert de harpe, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux pâtisseries. Il faut aussi prévoir l’accueil du public, le service, l’éclairage des partitions et tout le matériel nécessaire à une sonorisation fiable. Calculez la vaisselle et les consommables sur la base du nombre confirmé d’invités, puis gardez une marge de 10 % pour les imprévus. La harpe et son installation demandent également une préparation distincte, notamment pour protéger le sol et organiser les câbles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 85
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Tabouret de musicien
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 85
Supports à partitionsqté 2
Pupitres de programmeqté 2
Table d'inscription
Caisse ou coffre à argent

Équipement

Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audio
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Lampes de pupitreqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Compositions floralesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 85
Assiettes à pâtisserieqté 85
Couvertsqté 85
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d'eauqté 8
Glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours

Autre

Programmesqté 90
Étiquettes nominativesqté 40
Stylos à billeqté 10
Marqueursqté 4
Presse-papiersqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 5 kilogrammes
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Biscuits à l'avoine - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 2 paquets
- Mini chaussons aux pommes - 80 pièces
- Mini quiches végétariennes - 60 pièces
- Mini-concombres - 4 paquets
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 30 pièces
- Noix non salées - 1 kilogramme
- Houmous - 4 barquettes
- Crackers de riz - 4 paquets
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 3 paquets
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Étiquettes diététiques - 40 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par invité, plus 10 % de réserve, et comptez deux tasses et deux assiettes par personne si le café et les pâtisseries sont servis après le concert.
Achetez ou louez le matériel audio au moins 7 jours avant : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble avant le jour du concert.
Prévoyez une lampe de pupitre pour chaque support à partitions utilisé par l’artiste, ainsi qu’une chaise adaptée et un tabouret de musicien si le programme en demande un.
Pour l’accueil, installez une table d’inscription, un panneau visible et des indications dès l’entrée. Préparez aussi une caisse ou un coffre à argent si une participation est prévue.
N’attendez pas le jour même pour organiser le transport de la harpe : confirmez l’horaire de livraison, l’accès au lieu et la protection du sol plusieurs jours à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un concert de harpe ?: Prévoyez un verre à eau par personne, avec une réserve de 10 %. Pour 60 invités, achetez ou louez 66 verres afin de couvrir les pertes et les changements pendant le service.
Quand tester la sonorisation d’un concert de harpe ?: Faites un premier test complet au moins 48 heures avant, puis un contrôle sur place le jour même. Vérifiez chaque microphone, câble, rallonge, multiprise et haut-parleur avant l’arrivée du public.
Combien de temps avant faut-il réserver le transport d’une harpe ?: Confirmez le transport au moins 7 jours avant le concert. Revalidez l’horaire, l’accès pour le véhicule et les conditions de livraison 24 heures avant l’installation.
Que faut-il prévoir pour le café et les pâtisseries ?: Comptez une tasse, une assiette et un couvert par invité, avec 10 % de marge. Pour 50 personnes, prévoyez donc 55 pièces de chaque type utilisé, ainsi que des plateaux, des pinces et des thermos.

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