Que prévoir pour un concert d’anniversaire ?

Un concert d’anniversaire demande plus que des instruments et des boissons. Il faut prévoir l’accueil du public, les partitions, le mobilier, la sonorisation et un éclairage adapté aux musiciens comme aux invités. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter pour installer la salle, servir le buffet et éviter les oublis de dernière minute. Vérifie les quantités après les inscriptions, puis fais les dernières courses quelques jours avant le concert.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 150
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Tables de réceptionqté 6
Éléments de podiumqté 12
Pupitre de chef d’orchestre
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Musique

Pupitres de musiqueqté 70
Lampes de pupitreqté 35
Pochettes à partitionsqté 70
Partitions de secoursqté 10
Tabouret de piano
Supports pour instrumentsqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 150
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 16
Housses de chaiseqté 20
Pupitres de programmeqté 4
Bouquets de ballonsqté 6
Badges nominatifsqté 180

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Supports de sacs poubelleqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses
- Café - 5 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc sec - 18 bouteilles
- Vin rosé - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Glaçons - 20 kilos
- Mini quiches - 180 pièces
- Mini-saucisses en pâte - 180 pièces
- Mini snacks végétariens - 120 pièces
- Mini-snacks végétaliens - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de snacks salés - 5 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 12 pots
- Beurre aux herbes - 10 barquettes
- Brie - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Saucisson en tranches - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Sandwiches - 180 pièces
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs vegan - 20 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Barquettes snack en carton - 250 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel pour les mains - 6 flacons

Conseils

Prévois une chaise pour chaque spectateur confirmé, puis ajoute quelques sièges de réserve. Garde aussi des places identifiées pour les personnes qui interviennent sur scène ou qui ont besoin d’un accès facile.
Imprime les partitions de secours et rassemble les pochettes au moins 48 heures avant la répétition générale. Une copie supplémentaire par pupitre évite de bloquer l’orchestre lorsqu’une feuille disparaît.
Teste la sonorisation et l’éclairage avec la formation complète au plus tard la veille. Vérifie chaque microphone, câble, rallonge, multiprise et lampe de pupitre, car les petits accessoires manquants prennent souvent le plus de temps à remplacer.
Compte les verres, les boissons et les en-cas selon le nombre définitif d’inscrits, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil. Prévois des poubelles près du buffet et de la sortie pour limiter le rangement après le concert.
Installe les panneaux d’itinéraire, les badges et les programmes avant l’arrivée du public. Laisse une table de réception dégagée et prépare les documents dans l’ordre d’utilisation pour que l’accueil ne dépende pas d’un seul bénévole.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour un concert d’anniversaire ?: Prévois une chaise par personne inscrite et ajoute une réserve de 5 à 10 % pour les invités de dernière minute. Réserve séparément les places nécessaires aux musiciens, aux solistes et aux intervenants.
Quand acheter les boissons et les en-cas ?: Fais les courses principales 2 à 3 jours avant le concert, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Refroidis les boissons le jour même ou plusieurs heures avant le début.
Combien de partitions de secours faut-il imprimer ?: Prévois au minimum une copie de secours par pupitre pour chaque morceau joué. Imprime-les au plus tard 48 heures avant la répétition générale afin de pouvoir corriger une partie manquante.
Quand tester la sonorisation et les micros ?: Effectue un premier test complet au moins 24 heures avant le concert, puis un contrôle rapide le jour même. Teste les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et l’alimentation avec le matériel réellement installé.

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