Que faut-il prévoir pour un backyard ultra ?

Un backyard ultra demande surtout une logistique qui tient pendant plusieurs tours, de jour comme de nuit. Prévoyez le matériel de balisage, l’éclairage, le chronométrage, les tables et chaises, ainsi qu’un ravitaillement facile à servir. Les quantités dépendent du nombre de participants et de bénévoles, mais certains oublis reviennent souvent : rallonges, batteries, gobelets, lampes et solutions contre la météo. Cette liste regroupe les achats et équipements à préparer avant l’installation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 25
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Numéros de départqté 50
Bracelets de dossardqté 50
Presse-papiersqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Chronomètresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Lampes frontalesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Courses
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Boisson isotonique - 12 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 paquet
- Miel - 1 pot
- Citrons - 8 pièces
- Bananes - 5 kilogrammes
- Pommes - 4 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Oranges - 3 kilogrammes
- Raisins secs - 2 sacs
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Tranches de fromage - 2 kilogrammes
- Tranches de blanc de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Barres à l'avoine - 60 pièces
- Gels énergétiques - 80 pièces
- Chips salées - 6 sachets
- Pretzels - 4 sacs
- Crackers salés - 4 paquets
- Bouillon - 40 portions
- Soupe - 8 litres
- Nouilles instantanées - 20 portions
- Ketchup - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Petits bolsqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pince de serviceqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Prévoyez au moins deux solutions d’éclairage pour la zone de départ et d’arrivée : des lampes LED ou à piles sur place, plus une lampe frontale par personne chargée pour les passages nocturnes.
Pour le balisage, prenez les flèches, cônes et ruban en quantité suffisante pour refaire un marquage après la vérification du parcours. Gardez une réserve accessible près du départ plutôt que dans un véhicule fermé.
Comptez une table pour le ravitaillement et une autre pour l’inscription ou le suivi dès que vous dépassez environ 20 participants. Ajoutez des chaises pour les bénévoles qui assurent plusieurs créneaux horaires.
Préparez les moyens d’alimentation avant le montage : rallonges, multiprises et batteries externes doivent être testées la veille. Une batterie externe par poste équipé d’un ordinateur ou d’un chronomètre évite une interruption pendant une ronde.
Ne limitez pas les achats alimentaires au catering principal. Prévoyez des carafes d’eau, des thermos, des glacières, des bols, des assiettes et des couverts, puis vérifiez les besoins alimentaires déclarés avant de finaliser les quantités.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour un backyard ultra ?: Prévoyez au minimum 2 gobelets réutilisables par participant, avec 10 à 15 % de réserve. Pour 30 participants, cela représente donc 66 à 69 gobelets si vous voulez couvrir les pertes et les remplacements.
Quel éclairage faut-il pour un backyard ultra de nuit ?: Prévoyez un éclairage fixe pour le départ, l’arrivée et le ravitaillement, ainsi qu’une lampe frontale pour chaque coureur et bénévole exposé au parcours. Testez tout au moins 24 heures avant le départ, avec les batteries de rechange déjà chargées.
Quand acheter le matériel pour un backyard ultra ?: Réservez les tentes, tables, chaises et tables de bière dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Faites les courses alimentaires et vérifiez les consommables dans les 2 à 3 jours précédant l’événement.
Combien de matériel de balisage faut-il prévoir ?: Préparez assez de flèches, cônes et ruban de balisage pour couvrir tout l’itinéraire, puis ajoutez une réserve d’environ 20 %. Gardez cette réserve sur le site afin de pouvoir corriger rapidement le parcours après une inspection ou un changement météo.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.