Que faut-il prévoir pour les portes ouvertes de l’hospice ?
Une journée portes ouvertes d’hospice demande plus que du café et quelques chaises. Il faut aménager un accueil clair, prévoir le matériel pour les visites guidées et servir les visiteurs sans gêner les résidents ni exposer d’informations confidentielles. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réserver : mobilier accessible, vaisselle, équipements techniques et éléments pour rendre les espaces accueillants. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits et le nombre de groupes prévus.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoir d'accueil
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 4
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 6
- Chaises accessibles aux fauteuils roulantsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Micro sans fil
- Haut-parleur
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallonges à enrouleurqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Porte-bougies chauffe-platqté 12
- Cadres photoqté 10
- Porte-nomsqté 10
Catering
- Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 6 sacs
- Mini sandwiches - 120 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon - 1 kilogramme
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Houmous - 6 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitue - 4 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Noix non salées - 2 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini-pâtisseries - 100 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 2 paquets
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 6 paquets
Informations
- Brochures du programmeqté 100
- Cartes de visite guidéeqté 100
- Brochures d’informationqté 150
- Panneaux de directionqté 12
- Badges nominatifsqté 100
- Porte-badgesqté 100
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Formulaires visiteursqté 100
- Cartes de feedbackqté 100
- Formulaires d'inscriptionqté 50
- Enveloppesqté 50
- Autocollants flèchesqté 30
- Ruban de balisageqté 2
- Étiquettes nominativesqté 100
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants de nettoyageqté 6
- Brosses de toilettesqté 2
Éclairage
- Lampes de tableqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Lampes LEDqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Ciseauxqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 10
- Pains de glaceqté 12
Sécurité
- Tapis antidérapantsqté 6
- Caches-câblesqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Conseils
- Prévoyez un comptoir d’accueil près de l’entrée, avec les badges nominatifs et les informations visiteurs déjà imprimées. Ajoutez au moins une chaise accessible aux fauteuils roulants et un porte-manteaux si les visiteurs restent plus d’une heure.
- Pour le café et les boissons chaudes, comptez deux tasses par visiteur si plusieurs services sont prévus, puis ajoutez 10 % de réserve. Prévoyez aussi des verres, des assiettes à dessert, des fourchettes et des cuillères à café en fonction du nombre d’inscrits.
- Réservez les machines à café, les bouilloires et les glacières au moins une semaine avant l’événement. Les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur sont souvent oubliées : vérifiez leur longueur et leur emplacement avant l’installation.
- Si le programme comprend une présentation, testez le micro sans fil, le haut-parleur, l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran au minimum la veille. Gardez une rallonge et une multiprise de secours près du point technique.
- Installez les tables, tables hautes, chaises et tabourets avant l’arrivée des visiteurs, en laissant un passage suffisamment large pour les fauteuils roulants. Les nappes, compositions florales et guirlandes peuvent compléter l’accueil, mais évitez les décorations dans les espaces signalés comme sensibles à la confidentialité.
Questions fréquentes
- Combien de tasses et de verres prévoir pour une journée portes ouvertes d’hospice ?
- Prévoyez au minimum deux tasses et deux verres par visiteur lorsque plusieurs groupes se succèdent, avec une réserve de 10 %. Pour 50 visiteurs, cela représente donc environ 110 tasses et 110 verres.
- Quand réserver le matériel pour les portes ouvertes de l’hospice ?
- Réservez le mobilier, le matériel de restauration et les équipements audiovisuels au moins 7 jours avant la date prévue. Pour un grand nombre de participants ou plusieurs visites guidées, prévoyez plutôt 2 à 3 semaines.
- Quel matériel faut-il pour une présentation pendant les portes ouvertes ?
- Prévoyez un micro sans fil, un haut-parleur, un ordinateur portable, un vidéoprojecteur et un écran de projection. Faites un test complet la veille et gardez au moins une multiprise et une rallonge de rechange.
- Que prévoir pour accueillir des visiteurs en fauteuil roulant ?
- Réservez des chaises accessibles aux fauteuils roulants et laissez des passages dégagés entre les tables. Vérifiez l’accès à l’entrée, aux toilettes et aux espaces de visite au moins 48 heures avant l’ouverture.
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