Que faut-il prévoir pour une Journée de la Démocratie ?

Une Journée de la Démocratie demande plus que des tables et des chaises. Il faut pouvoir accueillir les participants, orienter les inscriptions, animer les ateliers, présenter les intervenants et faire circuler les informations sans interruption. Prévoyez notamment le matériel audio, la projection, l’isoloir, les stands et le nécessaire pour le café et le repas. La liste ci-dessous regroupe les éléments à acheter, emprunter ou réserver avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Catering

Cabine de vote
Urne de vote
Bulletins de voteqté 150
Feutres pour voteqté 20
Brochures d’informationqté 250
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 60
Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Marqueursqté 24
Cartes de couleurqté 300
Autocollants de voteqté 300
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 16 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 10 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage végétarien - 2 kilo
- Filet de dinde - 2 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Laitues - 6 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Crackers de riz - 6 paquets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Olives - 6 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Cuillères à thé - 200 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 10 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Papier toiletteqté 24

Conseils

Prévoyez une table d’inscription distincte des tables d’ateliers, avec les badges nominatifs et les informations imprimées à portée de main. Pour 50 participants, comptez au moins 50 badges et quelques exemplaires supplémentaires.
Pour la sonorisation, prévoyez au minimum un microphone sans fil par intervenant actif, plus un pied de micro si une prise de parole fixe est prévue. Testez la table de mixage, les câbles et les rallonges la veille.
Comptez un verre réutilisable et une tasse par personne, avec environ 10 % de réserve. Pour 50 participants, cela représente 55 verres et 55 tasses, sans compter les besoins du personnel.
Installez le café avant l’arrivée du public : une machine à café, une bouilloire et des thermos évitent les files d’attente entre deux ateliers. Préparez aussi les cuillères, les petits bols et les verres doseurs avant l’ouverture.
Ne laissez pas l’isoloir, le vidéoprojecteur et l’écran de projection au dernier moment. Vérifiez leur emplacement et leur alimentation au moins 24 heures avant, puis gardez des batteries externes disponibles pour les appareils mobiles.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une Journée de la Démocratie ?: Prévoyez un verre réutilisable par participant, plus 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prenez donc environ 55 verres afin de couvrir les pertes et les besoins des intervenants.
Quel matériel audio faut-il pour les intervenants ?: Prévoyez au moins un microphone sans fil par intervenant actif, une table de mixage et les pieds de micro nécessaires. Faites un test complet 24 heures avant, avec les présentations et les branchements définitifs.
Combien de temps avant faut-il préparer la projection ?: Installez et testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran au moins la veille. Refaites un contrôle 60 minutes avant l’accueil du public pour vérifier l’image, le son et les rallonges.
Que prévoir pour le café et l’accueil des participants ?: Prévoyez une machine à café, une bouilloire, des thermos, des tasses, des cuillères et des petits bols. Installez ce matériel avant l’ouverture, idéalement 30 minutes avant l’arrivée des premiers participants.

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