Que prévoir pour les portes ouvertes d’une clinique vétérinaire ?

Une journée portes ouvertes en clinique vétérinaire demande plus que du café et quelques prospectus. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, les parcours de visite, les démonstrations, les activités pour enfants et le confort des animaux comme du public. Cette liste regroupe le matériel à acheter, louer ou apporter pour installer les espaces, servir les boissons et accompagner les visiteurs. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscriptions confirmées, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les consommables.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Stand pliant
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafeqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Ordinateur portable
Écran
Ventilateurs portablesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Brochures d’informationqté 250
Brochures du programmeqté 150
Feuilles de quizqté 100
Autocollantsqté 200
Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 30
Feutres de couleurqté 30
Papier de bricolageqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubellesqté 8
Sacs à crottes pour chiensqté 500

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Petits pains - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini croissants - 100 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Garniture de blanc de poulet halal - 1 kilogramme
- Beurre - 1 kilogramme
- Confiture - 4 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de noix - 4 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits sans sucre - 4 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 10 paquets
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Éponges - 10 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Pansements - 2 boîtes
- Mouchoirs en papier - 10 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par membre de l’équipe et par intervenant, plus 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute. Préparez aussi les brochures et les plans avant l’ouverture, afin de ne pas immobiliser une personne à l’accueil.
Pour le café et les boissons chaudes, comptez environ 2 tasses par visiteur si l’accueil dure plusieurs heures. Les machines à café, bouilloires, thermos, carafes, verres et gobelets doivent être installés près d’une prise, avec des rallonges et multiprises protégées.
Installez une table d’accueil, une table par zone de démonstration et une table dédiée aux activités pour enfants. Prévoyez au moins une chaise ou un tabouret pour chaque bénévole qui reste plus d’une heure à un poste fixe.
Réfrigérez les boissons et les aliments au plus tard 2 heures avant l’arrivée du public, puis utilisez les glacières pour les zones éloignées des réfrigérateurs. Les bacs à vaisselle et les bacs de rangement évitent de mélanger le matériel propre, le matériel utilisé et les fournitures de démonstration.
Testez les haut-parleurs, microphones sans fil, ordinateur portable et écran au moins 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez aussi chaque rallonge à enrouleur et gardez les câbles hors des parcours de visite pour éviter les chutes et les croisements avec les animaux.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 contenants par visiteur pour une demi-journée, puis ajoutez 10 à 15 % de marge. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc environ 220 gobelets ou verres, en séparant ceux destinés aux boissons chaudes et froides.
Que faut-il prévoir pour accueillir 100 visiteurs dans une clinique vétérinaire ?: Prévoyez au minimum une table d’accueil, 100 brochures, 100 plans ou supports de visite et 10 à 15 % d’exemplaires supplémentaires. Ajoutez des badges pour toute l’équipe, des chaises pour les postes fixes et suffisamment de signalétique pour guider les visiteurs sans interrompre les soins.
Quand préparer les boissons et remplir les glacières ?: Remplissez les réfrigérateurs et les glacières environ 2 heures avant l’ouverture. Gardez les produits sensibles au froid dans les glacières jusqu’au service et vérifiez leur température avant l’arrivée du public.
Quel matériel tester avant les démonstrations vétérinaires ?: Testez le son, les microphones, l’ordinateur, l’écran et les rallonges au moins 60 minutes avant la première démonstration. Prévoyez un câble de rechange ou une solution sans écran pour éviter d’annuler une présentation en cas de panne.

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