Que prévoir pour une journée portes ouvertes à la mairie ?

Une journée portes ouvertes à la mairie demande plus qu’un simple accueil : les visiteurs doivent trouver facilement leur chemin, s’inscrire rapidement et comprendre les services présentés. Cette liste rassemble le mobilier, les supports d’information, le matériel audiovisuel et les fournitures d’accueil à prévoir. Comptez un point d’inscription dès l’entrée, une signalétique visible à chaque changement de direction et suffisamment de sièges pour les temps d’attente ou les présentations. Les boissons et le café se préparent idéalement le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Nappeqté 18
Portant de vestiaireqté 2

Inscription

Table d'inscription
Formulaires d'inscriptionqté 150
Badges nominatifsqté 130
Porte-badgesqté 130
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Livre d’or

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 18
Mur photo
Accessoires photoqté 12

Signalétique

Panneaux directionnelsqté 20
Affiches du programmeqté 12
Affiches d’informationqté 20
Autocollants flèchesqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Seau de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Aspirateurqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 10

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 24 canettes
- Cola Zero - 24 canettes
- Sinas - 18 canettes
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Glaçons - 12 kilo
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Petits pains à cuire - 120 pièces
- Mini-croissants - 80 pièces
- Mini petits pains au fromage - 80 pièces
- Mini saucisses en croûte - 60 pièces
- Mini chaussons aux légumes - 60 pièces
- Mini-sandwichs garnis - 120 pièces
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon - 1,5 kilo
- Filet de dinde - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 5 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 10 paquets
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gants jetables - 2 boîtes
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Éponges - 12 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Barquettes snacks en papier - 300 pièces

Conseils

Prévoyez une table d’inscription près de l’entrée, avec au moins un stylo et un formulaire par visiteur attendu, plus 10 % de réserve pour les inscriptions imprévues.
Placez les panneaux directionnels avant chaque embranchement du parcours. Des autocollants fléchés et des poteaux de balisage évitent que les visiteurs cherchent l’accueil ou les salles de présentation.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et l’enceinte au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez les rallonges et multiprises regroupées près de chaque équipement pour éviter les branchements de dernière minute.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, selon la durée des visites et la météo.
Préparez les badges nominatifs et les porte-badges la veille, classés par ordre alphabétique ou avec une zone vierge pour les visiteurs non inscrits. Ajoutez 10 % de badges supplémentaires pour les accompagnants et les bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de formulaires faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes en mairie ?: Prévoyez un formulaire par visiteur inscrit, puis ajoutez une réserve d’environ 10 %. Pour 100 participants attendus, imprimez donc au moins 110 formulaires afin de couvrir les inscriptions sur place et les erreurs de remplissage.
Quand préparer le matériel audiovisuel pour les portes ouvertes ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis vérifiez de nouveau les branchements le matin même. Cela laisse le temps de remplacer une rallonge, une multiprise ou un équipement défaillant avant l’arrivée du public.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée de l’événement. Ajoutez une marge de 10 % si la météo est chaude ou si les visiteurs restent pour les présentations et les échanges.
Combien de badges nominatifs imprimer pour les visiteurs ?: Imprimez un badge par participant confirmé et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 80 personnes inscrites, prévoyez au moins 88 badges, sans oublier ceux du personnel, des guides et des bénévoles.

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