Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en mairie

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez d’abord la date, le programme et le parcours de circulation, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Une signalétique préparée au moins une semaine à l’avance évite les visiteurs qui cherchent l’entrée, les toilettes ou les salles de visite.
• Répartissez les agents et les guides par créneau, avec un responsable clairement identifié pour l’accueil, les visites et les questions pratiques. Préparez leurs consignes avant le jour J et transmettez le plan de sécurité et d’évacuation à toute l’équipe.
• Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception, puis confirmez les quantités de catering quelques jours avant l’événement. Prévoyez une marge adaptée au nombre final de participants plutôt que de commander sur la base des premières réponses.
• Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, l’enceinte et le micro sans fil avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises déjà positionnées. Un essai complet dans chaque salle permet de repérer les prises inutilisables et les problèmes de son ou d’image.
• Préparez les badges, formulaires visiteurs, stylos et presse-papiers sur la table d’inscription avant l’arrivée du public. Mettez les boissons au frais et lancez le café et le thé assez tôt pour que l’accueil ne soit pas interrompu pendant la première visite guidée.

Questions fréquentes

Comment organiser une journée portes ouvertes à la mairie ?

Commencez par fixer la date, le programme et le parcours de circulation. Vérifiez ensuite les autorisations, répartissez les agents et guides, lancez les invitations, puis préparez les inscriptions, la sécurité, la signalétique, les stands et la restauration.

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?

Envoyez une première invitation plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le programme et les horaires sont suffisamment stables. Transmettez le programme définitif aux participants au plus tard quelques jours avant l’événement.

Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs en mairie ?

Installez une table d’inscription avec les formulaires, badges nominatifs, porte-badges, stylos et presse-papiers. Prévoyez aussi les panneaux directionnels et les affiches du programme avant l’ouverture des portes, idéalement après un test du parcours complet.

Combien de temps faut-il prévoir pour préparer une journée portes ouvertes ?

Prévoyez au minimum plusieurs semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les fournisseurs, publier l’événement et traiter les inscriptions. Réservez les derniers jours à la vérification des espaces, du matériel, des quantités de catering et des consignes de sécurité.

Des plans du même genre

• Checklist pour organiser un festival reggae
• Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de rééducation
• Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au théâtre
• Organiser une parade d’animaux sans rien oublier