Lista de compras para una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento

Para una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento necesitas preparar más que mesas y folletos. El registro, el recorrido de las visitas y los puntos informativos requieren materiales específicos, mientras que el café, el agua y el catering deben estar listos antes de recibir al primer visitante. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y reserva un margen para las personas que lleguen sin registro. Esta lista reúne lo necesario para montar los espacios, orientar al público y atender la jornada sin improvisaciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mantelcant. 18
Burra de camerinocant. 2

Registro

Mesa de registro
Formularios de inscripcióncant. 150
Credencialescant. 130
Portabadgescant. 130
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Libro de visitas

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldas de banderinescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 18
Photowall
Accesorios para fotoscant. 12

Señalización

Señales direccionalescant. 20
Pósteres del programacant. 12
Carteles informativoscant. 20
Pegatinas de flechascant. 30
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 3
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cables de cargacant. 8
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas para repartircant. 12
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Cubo de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Aspiradoracant. 2
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 10

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 200 bolsitas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Zumo de limón - 2 botellas
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 24 latas
- Cola Zero - 24 latas
- Sinas - 18 latas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Jugo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cubitos de hielo - 12 kilo
- Agitadores - 200 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Panecillos para hornear - 120 unidades
- Mini croissants - 80 unidades
- Mini bollitos de queso - 80 unidades
- Mini salchichas en hojaldre - 60 unidades
- Mini empanadillas de verduras - 60 unidades
- Mini bocadillos con relleno - 120 unidades
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón - 1,5 kilo
- Pechuga de pavo - 1 kilo
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Mezcla de snacks salados - 5 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas veganas - 6 paquetes
- Galletas de mantequilla - 10 paquetes
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa chili - 2 botellas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Guantes desechables - 2 cajas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Esponjas - 12 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Bandejas de snack de papel - 300 unidades

Consejos

Prepara el material de registro con al menos un formulario por visitante inscrito y un 10 % adicional para llegadas sin inscripción. Añade bolígrafos, portapapeles, credenciales y portabadges en la mesa de entrada.
Calcula las bebidas para toda la franja de recepción: reserva entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua disponible durante las visitas guiadas. Enfría las bebidas el día anterior si el espacio no dispone de suficiente capacidad.
Monta la señalización antes de abrir las puertas y coloca una indicación en cada cambio de dirección del recorrido. Lleva carteles del programa, señales direccionales, flechas adhesivas y postes separadores para evitar que el público entre en zonas no previstas.
Comprueba los equipos al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoz y micrófono. Lleva cables alargadores y regletas de repuesto, porque las presentaciones y los vídeos suelen necesitar tomas de corriente en más de un punto.
Separa los materiales por zona y etiqueta las cajas: registro, stands informativos, visitas guiadas, catering y decoración. Así los voluntarios pueden encontrar cada elemento rápidamente y el montaje no depende de una sola persona.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento?: Prepara materiales para cinco áreas: registro, señalización, mobiliario, información y atención al público. Como mínimo, necesitarás formularios, credenciales, bolígrafos, carteles, mesas, sillas, bebidas y el equipo audiovisual previsto.
¿Cuántas bebidas necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para el resto de la jornada. Compra aproximadamente un 10 % extra si esperas visitantes sin inscripción o no tienes un control fiable de asistencia.
¿Cuándo debo preparar la señalización y los carteles?: Imprime y revisa todos los carteles entre 2 y 3 días antes. Coloca las señales, las flechas y los postes separadores el mismo día, antes de la apertura, después de comprobar el recorrido completo.
¿Cuándo hay que comprobar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba también los cables, las regletas, el volumen y que las presentaciones se abran correctamente en el portátil.

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