Que prévoir pour les portes ouvertes de l’école de musique ?

Pour une journée portes ouvertes, il faut préparer à la fois l’accueil des visiteurs, les espaces d’essai et les démonstrations musicales. Prévoyez les boissons et la vaisselle avant de calculer le reste à partir des inscriptions confirmées. Les programmes imprimés, les badges et les câbles sont souvent oubliés jusqu’à la veille. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emprunter pour que les salles, les ateliers et la table d’accueil soient opérationnels.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Chaises pliantesqté 20
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4
Paravents de vestiaireqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Pianosqté 3
Claviers électroniquesqté 6
Amplis de guitareqté 4
Pupitres de musiqueqté 24
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Éclairage de pupitre de musiqueqté 6
Métronomesqté 6
Casques audioqté 12
Amplificateurs pour casqueqté 2
Ensembles de percussionsqté 4
Supports de guitareqté 8
Pieds de microqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 8
Plantesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Porte-serviettesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 150
Brochures d’informationqté 200
Flyers du programmeqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 150
Cartes d'itinéraireqté 100
Supports de badges nominatifsqté 30

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Assortiment de thé - 5 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 8 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 12 sacs
- Eau minérale pour les artistes - 24 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pistolets - 60 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 6 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Confiture - 3 pots
- Beurre - 4 paquets
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Salade composée - 8 sacs
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps au poulet - 40 pièces
- Mini-quiches - 100 pièces
- Nems aux légumes - 100 pièces
- Mini-pizzas - 80 pièces
- Morceaux de fromage - 3 kilogrammes
- Olives - 4 bocaux
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Mini quiches végétaliennes - 30 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Gaufres au sucre - 60 pièces
- Barres chocolatées - 50 pièces
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 3 pots
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Gants en caoutchouc - 6 paires

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres par visiteur si les boissons sont servies pendant plusieurs heures, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les intervenants et les imprévus.
Comptez un programme imprimé par famille inscrite, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs spontanés et les changements de parcours.
Pour chaque salle équipée, vérifiez au moins 2 jours avant la journée portes ouvertes les câbles, rallonges, multiprises et passe-câbles nécessaires : un instrument ne doit pas dépendre d’un seul branchement.
Réservez une place clairement identifiée pour la table d’inscription, avec badges et porte-noms préparés au moins la veille afin de ne pas ralentir l’accueil à l’ouverture.
Prévoyez une solution d’assise dans chaque espace d’atelier : comptez une chaise par participant attendu et gardez quelques chaises pliantes en réserve pour les accompagnateurs.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour les portes ouvertes d’une école de musique ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les enseignants, les artistes et les visiteurs non inscrits.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les produits frais et les boissons 1 à 2 jours avant l’événement. Refroidissez les boissons et vérifiez les quantités la veille, après le traitement des dernières inscriptions.
Combien de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par famille ou groupe inscrit, puis ajoutez 10 % d’exemplaires. Préparez aussi quelques copies supplémentaires pour les visiteurs qui arrivent sans inscription.
Que vérifier pour le matériel musical avant la journée portes ouvertes ?: Faites un test complet au moins 48 heures avant : instruments, microphones, amplis, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et multiprises. Gardez au moins un câble et une multiprise de rechange par espace technique.

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