Qué comprar para una jornada de puertas abiertas de una escuela de música

Una jornada de puertas abiertas combina recepción, visitas a las aulas, talleres y actuaciones, así que la compra debe cubrir tanto al público como a los músicos. Prepara con antelación la vajilla, las mesas y sillas, las acreditaciones y todo el material de sonido e instrumentos. Calcula la comida y las bebidas según las inscripciones confirmadas, dejando un margen del 10 % para acompañantes y asistentes sin reserva. El día anterior, enfría los productos y comprueba cables, regletas y micrófonos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Sillas plegablescant. 20
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Biombos para vestuarioscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Pianoscant. 3
Teclados electrónicoscant. 6
Amplificadores de guitarracant. 4
Atriles de músicacant. 24
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Iluminación para atrilescant. 6
Metrónomoscant. 6
Auricularescant. 12
Amplificadores para auricularescant. 2
Kits de percusióncant. 4
Soportes para guitarracant. 8
Soportes para instrumentoscant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Manteles individualescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 8
Plantascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Porta-servilletascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Registro

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 120
Pulserascant. 150
Folletos informativoscant. 200
Folletos del programacant. 200
Formularios de inscripcióncant. 150
Mapas de rutacant. 100
Portanombrescant. 30

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Surtido de té - 5 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 8 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Agua mineral para artistas - 24 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini-pistolets - 60 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 2 kilogramo
- Jamón - 2 kilogramos
- Fiambre de pechuga de pollo - 1 kilogramo
- Hummus - 6 tarrinas
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Mermelada - 3 tarros
- Mantequilla - 4 paquetes
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Ensalada mixta - 8 bolsas
- Ensalada de pasta - 8 kilogram
- Wraps vegetarianos - 40 unidades
- Wraps de pollo - 40 unidades
- Mini quiches - 100 unidades
- Rollitos de primavera de verduras - 100 unidades
- Mini pizzas - 80 unidades
- Dados de queso - 3 kilogram
- Aceitunas - 4 frascos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Cobertura vegana - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Mini quiches veganas - 30 unidades
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Mini magdalenas - 80 unidades
- Gofres de azúcar - 60 unidades
- Barras de chocolate - 50 unidades
- Ketchup - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Pesto - 4 frascos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Mezcla de especias - 3 tarros
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Toallitas de limpieza - 3 paquetes
- Guantes de goma - 6 pares

Consejos

Calcula las bebidas para toda la franja de recepción: toma como referencia dos bebidas por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional. Reserva también vasos reutilizables y tazas suficientes para evitar quedarte sin vajilla a mitad del evento.
Separa la compra de catering de la del material técnico. Haz la compra de alimentos y bebidas entre 24 y 48 horas antes, pero revisa cables, cajas DI, soportes y micrófonos al menos 3 días antes de la jornada.
Prepara un 10 % más de programas, mapas, tarjetas identificativas y acreditaciones que el número de inscripciones confirmadas. Las familias suelen llegar juntas y necesitar más de un documento.
Asigna una silla por asistente previsto en cada actuación y añade un 10 % de reserva. Para las aulas de prueba, comprueba que haya un atril, metrónomo y auriculares disponibles cuando el programa los requiera.
Agrupa el material técnico por aula y actuación, con cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables en cada zona. Deja una caja de repuesto en recepción y prueba todo el sonido entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta comida y bebida necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula las raciones según las inscripciones confirmadas y añade un 10 % para acompañantes o asistentes de última hora. Para las bebidas, prevé dos por persona durante la primera hora y una por cada hora adicional.
¿Cuándo debo hacer la compra para la jornada de puertas abiertas?: Compra los productos frescos y las bebidas entre 24 y 48 horas antes. El material no perecedero, la vajilla y los consumibles pueden estar listos con 3 a 7 días de antelación.
¿Cuántas sillas necesito para las actuaciones?: Calcula una silla por persona sentada según el aforo previsto y añade un 10 % de margen. Si hay varias actuaciones en espacios distintos, haz el cálculo por aula para no trasladar sillas durante el programa.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo de sonido y los instrumentos?: Haz una primera comprobación al menos 3 días antes y deja el montaje terminado entre 2 y 3 horas antes de recibir al público. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y cajas DI con los instrumentos que se utilizarán.

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