Que faut-il prévoir pour les portes ouvertes de l’école ?

Cette liste rassemble les achats et le matériel à prévoir pour accueillir les familles dans plusieurs salles, organiser les visites et tenir un comptoir d’entrée. Elle couvre la vaisselle, les boissons, le mobilier, la technique et le matériel des activités. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, mais gardez une marge pour les visiteurs sans inscription. Les éléments d’accès, de signalétique et de branchement sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 8
Paravents de vestiaireqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Nappesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Téléphones portablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 10
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Ballonsqté 300
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Mur photo
Décoration de tableqté 20

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 12
Poufsqté 12
Corde de tir à la corde

Matériel créatif

Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Sets de peintureqté 12
Pinceauxqté 60
Papier à dessin A4qté 500
Papier de couleurqté 300
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 30
Tabliersqté 30

Informations

Flyers du programmeqté 300
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 10
Formulaires d'inscriptionqté 200
Enveloppesqté 200
Braceletsqté 250

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Poubellesqté 12
Pompes de désinfectionqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour café - 4 pots
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Spa Reine - 40 bouteilles
- Spa Rood - 20 bouteilles
- Sirop de limonade - 3 bouteilles
- Glaçons - 15 sacs
- Tisanes - 3 boîtes
- Croissants - 100 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 6 paquets
- Margarine - 4 barquettes
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Sirop de pommes - 3 pots
- Confiture - 4 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 6 kilo
- Pastèques - 3 pièces
- Yaourt - 8 litres
- Muesli - 3 kilo
- Muffins - 120 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce pesto - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Pâtes - 8 kilos
- Sauce pour pâtes - 12 pots
- Boulettes végétariennes - 5 kilos
- Morceaux de poulet - 5 kilos
- Riz - 6 kilos
- Mélange de légumes - 8 kilo
- Petits pains à hamburger - 120 pièces
- Burgers végétariens - 60 pièces
- Hamburgers - 80 pièces
- Pains à hamburger - 120 pièces
- Tranches de cheddar - 3 kilos
- Cornichons - 4 bocaux
- Oignons - 5 kilos
- Salade de chou - 6 kilo
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de fruits - 6 kilo
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Fromage vegan - 1 kilo
- Pain sans gluten - 6 pains
- Yaourt sans lactose - 4 litres
- Muffins vegan - 30 pièces
- Serviettes - 1200 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 12 paquets
- Savon pour les mains - 12 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 12 bouteilles
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Sacs de congélation - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins 2 gobelets réutilisables par visiteur attendu et 3 boissons par personne pour la première heure, surtout si l’accueil commence avant les visites guidées.
Comptez une chaise par personne assise et ajoutez 10 % de marge. Pour le comptoir d’entrée, installez les tables et le matériel au moins 60 minutes avant l’arrivée des premières familles.
Réservez les rallonges, multiprises, microphones, haut-parleurs, ordinateurs et écrans au moins 7 jours à l’avance, puis testez chaque branchement la veille.
Préparez les tasses, assiettes, bols et couverts en lots par salle plutôt qu’en un seul point de stockage. Gardez au minimum 20 % de vaisselle propre en réserve pour les activités et les boissons chaudes.
Refroidissez les boissons 12 à 24 heures avant l’ouverture et répartissez les glacières dans les espaces concernés. Placez les carafes d’eau et les plateaux de service avant l’installation des panneaux et de l’itinéraire.

Questions fréquentes

Combien de gobelets faut-il pour des portes ouvertes d’école ?: Prévoyez 2 gobelets réutilisables par visiteur attendu, plus une réserve de 10 %. Pour 100 visiteurs, cela représente 220 gobelets afin de couvrir les échanges et les pertes.
Combien de boissons prévoir pour une matinée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Pour 100 visiteurs sur 3 heures, prévoyez environ 400 boissons, en tenant compte des préférences et des besoins alimentaires recueillis.
Quand installer le mobilier et le matériel technique ?: Installez les tables, chaises, comptoirs et panneaux au moins 60 minutes avant l’ouverture. Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateurs et écrans la veille, puis faites un contrôle rapide 30 minutes avant l’accueil.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour les portes ouvertes ?: Prévoyez une assiette, un bol et un jeu de couverts par personne attendue, avec 20 % de réserve. Pour 100 visiteurs, préparez donc 120 assiettes, 120 bols et 120 jeux de couverts, sans oublier les tasses à café.

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