Journée portes ouvertes : la liste de courses à prévoir

Pour une journée portes ouvertes de monuments historiques, les achats ne se limitent pas au café et aux affiches. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, les files d’attente, les visites guidées et les temps de restauration, parfois dans plusieurs espaces. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle et le matériel à acheter ou à réserver. Les quantités dépendent surtout du nombre de visiteurs attendus, du nombre de groupes et de la durée d’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Sets de nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Barrières de file d’attenteqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Systèmes de sonorisation mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 2
Projecteursqté 2
Cônesqté 20
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d’informationqté 12
Présentoirsqté 8
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 10
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux d’affichageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Petits bolsqté 20
Saladiersqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkies professionnelsqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Administration

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires visiteursqté 250
Listes de visite guidéeqté 20
Brochures du programmeqté 300
Cartes d'itinéraireqté 300
Brochures d’informationqté 300

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Dés de fromage - 3 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Beurre - 1 kilo
- Miel - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Baguettes - 12 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Mini-sandwichs - 250 pièces
- Mini croissants - 150 pièces
- Petits pains aux raisins secs - 100 pièces
- Pain sans gluten - 4 pains
- Sandwichs vegan - 50 pièces
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Poires - 4 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Fraises - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Raisins secs - 1 kilo
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Spéculoos - 8 paquets
- Stroopwafels - 10 paquets
- Mini muffins - 150 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Gâteau végan - 4 pièces
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 3 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 3 pots
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Lingettes de nettoyage - 24 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une table pliante pour l’accueil, puis une table supplémentaire par espace de restauration ou de documentation. Ajoutez 10 % de chaises pliantes par rapport au nombre de places prévues pour absorber les besoins imprévus.
Pour le café et le thé, comptez 2 tasses par personne si le service s’étale sur la journée, et prévoyez un thermos ou un pichet par point de distribution. Deux machines à café ou bouilloires évitent une attente trop longue au moment de l’ouverture.
Prévoyez un verre à eau par visiteur attendu et une carafe pour 8 à 10 personnes. Ajoutez environ 10 % de verres, assiettes et couverts pour remplacer ceux qui restent dans les espaces de visite ou sont utilisés pendant les pauses.
Réservez les poteaux de balisage et les barrières de file au moins une semaine avant l’événement, surtout si l’entrée, l’accueil et les visites guidées utilisent des accès différents. Prévoyez un parcours séparé pour les visiteurs inscrits et ceux qui arrivent sans réservation.
Testez les rallonges, multiprises, microphones, écrans et projecteurs 24 heures avant l’ouverture. Pour chaque équipement électrique essentiel, prévoyez une rallonge adaptée et une solution de remplacement afin de ne pas dépendre d’une seule prise ou d’un seul appareil.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez un verre à eau par visiteur, plus 10 % de réserve. Pour le café et le thé, prévoyez environ deux tasses par personne lorsque le service dure toute la journée.
Combien de chaises faut-il pour les visites guidées ?: Prévoyez une chaise par personne assise, avec une réserve de 10 %. Pour une conférence ou une présentation, ajoutez les chaises des bénévoles et des guides au calcul.
Quand réserver les tentes et les barrières de file ?: Réservez les tentes de réception, les tables et les barrières au moins deux à quatre semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de vérifier les dimensions, les accès et les autorisations du monument.
Quel matériel tester avant l’ouverture du monument ?: Testez les machines à café, bouilloires, rallonges, multiprises, sonorisation, microphones, ordinateurs, écrans et projecteurs au plus tard 24 heures avant l’accueil du public. Gardez une multiprise et une rallonge de rechange sur place.

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