Qué necesitas para organizar un Día del Patrimonio Abierto

Para un Día del Patrimonio Abierto necesitas preparar tanto la recepción como los recorridos por el monumento. La compra no se limita al catering: también incluye mesas, sillas, señalización, equipos audiovisuales y material para gestionar las colas. Calcula las cantidades según el número de visitantes y añade unidades de reserva para los momentos de mayor afluencia. Haz la compra y comprueba los materiales al menos 48 horas antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 6
Sets de mantelescant. 10
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12
Vallas para la colacant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Sistemas de sonido móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Pantallascant. 2
Proyectorescant. 2
Conoscant. 20
Señales de rutacant. 20
Paneles informativoscant. 12
Soportes de presentacióncant. 8
Portapapelescant. 8

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 10
Marcos de fotoscant. 12
Pizarrascant. 8
Tableros de corchocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuencoscant. 20
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharones de servircant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Botes de galletascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Walkie-talkies para empresascant. 6
Chalecos reflectantescant. 10

Administración

Cajas de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12
Pulserascant. 250
Pegatinas con nombrecant. 150
Formularios de visitantescant. 250
Listas de visitas guiadascant. 20
Programascant. 300
Mapas de rutacant. 300
Folletos informativoscant. 300

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Chocolate caliente - 2 paquetes
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 2 kilo
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Té helado - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Agua mineral sin gas - 18 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Dados de queso - 3 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Mantequilla - 1 kilo
- Miel - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Baguettes - 12 unidades
- Pan multicereales - 8 barras
- Mini sándwiches - 250 unidades
- Mini croissants - 150 unidades
- Bollos con pasas - 100 unidades
- Pan sin gluten - 4 barras
- Bocadillos veganos - 50 unidades
- Pepino - 3 kilo
- Tomates - 4 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Pimiento morrón - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 6 kilos
- Peras - 4 kilo
- Plátanos - 4 kilos
- Mandarinas - 4 kilos
- Fresas - 3 kilos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Pasas - 1 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Galletas saladas - 8 paquetes
- Galletitas de mantequilla - 8 paquetes
- Speculaas - 8 paquetes
- Gofres stroopwafel - 10 paquetes
- Mini muffins - 150 unidades
- Tarta de manzana - 6 unidades
- Tarta vegana - 4 unidades
- Galletas sin gluten - 6 paquetes
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 3 tarros
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Mezcla de especias - 3 tarros
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Toallitas de limpieza - 24 unidades

Consejos

Calcula la vajilla para el pico de asistencia, no para el promedio: prepara al menos 1,5 vasos y 1 plato por visitante si habrá varias franjas de visita, y reserva un margen del 10 %.
Para café y té, prevé dos bebidas calientes por persona durante las primeras dos horas. Comprueba que las jarras, termos y máquinas funcionen antes de montar la zona de catering.
Si habrá visitas guiadas simultáneas, prepara un micrófono inalámbrico y un sistema de sonido por grupo que necesite escuchar explicaciones. Prueba el alcance y las baterías el mismo día anterior.
No dejes la señalización para la apertura: coloca postes separadores y vallas para la cola con tiempo suficiente para probar el recorrido desde la entrada hasta recepción y los baños.
Lleva cables alargadores, regletas y material audiovisual de reserva. Comprueba cada portátil, pantalla y proyector 24 horas antes, especialmente si se usan presentaciones o mapas del monumento.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para un Día del Patrimonio Abierto?: Calcula 1,5 vasos y 1 plato por visitante cuando el catering se sirve durante varias horas, más un 10 % de reserva. Para cubiertos, prepara al menos una unidad por persona y repón por tandas.
¿Cuándo debo hacer la compra para el evento?: Haz la compra principal entre 48 y 72 horas antes. Compra los productos frescos el día anterior y comprueba todos los materiales, equipos y cables como mínimo 24 horas antes de abrir.
¿Cuántas mesas y sillas hacen falta para las visitas?: Reserva una mesa de recepción y una mesa de catering como base, y añade una mesa por cada zona que deba atenderse por separado. Calcula las sillas según los grupos sentados y añade un 10 % si esperas llegadas sin inscripción.
¿Qué equipo audiovisual necesito para las visitas guiadas?: Para cada grupo que reciba explicaciones en un espacio amplio, prepara un sistema de sonido móvil y un micrófono inalámbrico. Si habrá proyecciones, prueba portátil, pantalla, proyector, cables y regletas al menos 24 horas antes.

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