Que prévoir pour une journée portes ouvertes au centre équestre ?

Une journée portes ouvertes dans un centre équestre demande plus que du café et quelques tables. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, le buffet, les démonstrations et la circulation autour des écuries et de la carrière. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, les boissons et le matériel technique à acheter, emprunter ou réserver. Vérifie les quantités selon le nombre d’inscrits et garde une marge pour les visiteurs qui arrivent sans réservation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 3
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphone à main

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Poutres d'équilibreqté 8
Bâtons de sautqté 8
Cônesqté 20
Panneauxqté 12
Rectangles de dressageqté 4
longesqté 4
Lignes de longeqté 4
Malles de nettoyageqté 8
Licolsqté 12
Cordesqté 12
Casques d’équitationqté 20
Gilets de sécuritéqté 10
Sellesqté 8
Bridesqté 8
Sous-sellesqté 8
Brosses d’écurieqté 12
Filets à foinqté 6
Bacs à eauqté 6
Seaux à boissonsqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Mugs isothermesqté 100
Cuillères à glaceqté 3
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Informations

Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 150
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Braceletsqté 150

Catering

Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Sachets de thé - 150 pièces
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 packs
- Spa Rood - 6 paquets
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 10 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Biscuits de riz - 4 sacs
- Mini-saucisses cocktail - 10 boîtes
- Pâte feuilletée - 10 paquets
- Œufs - 60 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage râpé - 2 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Filet de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Baguettes - 12 pièces
- Wraps - 8 paquets
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce barbecue - 2 bouteilles
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Tartes aux pommes - 6 pièces
- Brownies - 8 boîtes
- Muffins - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Gaufres au sucre - 6 paquets
- Muffins vegan - 30 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Pain sans gluten - 3 pains
- Tartinades végétaliennes - 6 barquettes
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Basilic - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Cure-dents - 4 boîtes
- Piques à cocktail - 4 boîtes
- Bougies chauffe-plat - 50 pièces

Conseils

Prévois au moins une table d’information à l’entrée, avec le programme imprimé et le plan du centre. Ajoute un porte-manteaux si les visiteurs doivent déposer des vestes ou des vêtements de pluie.
Pour le café et le thé, compte une tasse par personne inscrite, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Les thermos permettent de servir pendant les démonstrations sans immobiliser les machines à café.
Prévois deux verres et une assiette par participant attendu si tu ne veux pas organiser une vaisselle en continu. Les plateaux de service et les louches sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires au buffet.
Réserve les tentes de réception, les tables pliantes et les chaises au moins deux à trois semaines à l’avance. Pour les activités en extérieur, vérifie aussi que le mobilier peut être installé sur un sol irrégulier.
Teste les haut-parleurs, microphones, rallonges et multiprises au minimum la veille. Garde les talkies-walkies rechargeables chargés et le mégaphone à portée des bénévoles chargés du parking et de la sécurité.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Compte deux verres par visiteur attendu si le service comprend de l’eau et une autre boisson. Ajoute une réserve de 10 % pour les verres cassés, égarés ou utilisés par les bénévoles.
Combien de temps à l’avance réserver les tentes et les tables ?: Réserve le mobilier deux à trois semaines avant la journée portes ouvertes. Pour une date très demandée ou un grand nombre de visiteurs, prévois plutôt quatre semaines afin de garantir les tentes, tables et chaises.
Que faut-il prévoir pour le café et le thé ?: Prévois une tasse par personne, avec 10 à 15 % de supplément, ainsi que des thermos, pichets à café et théières. Mets le matériel en place la veille et refroidis les boissons qui doivent être servies froides le matin même.
Quel matériel sonore faut-il pour les démonstrations équestres ?: Prévois au minimum un haut-parleur et un microphone, avec des rallonges et multiprises adaptées. Teste toute l’installation la veille et garde un mégaphone à main comme solution de secours pour les annonces urgentes.

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