Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes du tribunal ?

Pour une journée portes ouvertes du tribunal, les achats doivent couvrir trois moments : l’accueil, les visites guidées et les temps d’attente. Prévoyez le mobilier pour organiser les flux, la vaisselle et le matériel de restauration selon le nombre de visiteurs inscrits, ainsi que les équipements nécessaires aux présentations. Les badges, plans, programmes et règles de photographie sont souvent imprimés trop tard : fixez les quantités après la clôture des inscriptions, puis gardez une marge pour les visiteurs non prévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 20
Accueilqté 2
Tables de buffetqté 4
Poteaux d’attente avec cordeqté 8
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8
Pincesqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux directionnelsqté 16
Housses de nappesqté 16
Drapeauxqté 8
Porte-affichesqté 12
Panneaux photoqté 3

Papeterie

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 300
Formulaires visiteursqté 300
Supports de badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 300
Stylosqté 60
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Presse-papiersqté 10
Ruban de papierqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 250 sachets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 canettes
- Cola Zero - 24 canettes
- Sinas - 18 canettes
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Limonade au citron - 10 liter
- Glaçons - 12 kilo
- Mini petits pains - 300 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Fromage en tranches - 4 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mini quiches - 150 pièces
- Petits en-cas salés végétariens - 150 pièces
- Bouchées salées végétaliennes - 75 pièces
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Mélange de noix - 4 sachets
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 10 flacons
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Chiffons en microfibre - 24 pièces

Conseils

Prévoyez un badge nominatif, un programme et un plan par visiteur inscrit, plus 10 à 15 % d’exemplaires supplémentaires pour les accompagnants et les pertes.
Pour l’accueil, installez les tables et les poteaux d’attente au moins 1 heure avant l’ouverture. Gardez une table séparée pour les listes de visiteurs et les besoins d’accessibilité.
Calculez la vaisselle sur la base d’un service complet par personne, puis ajoutez environ 20 % pour les rotations : tasses, verres, assiettes, couverts et ustensiles de buffet.
Réservez une machine à café pour environ 40 à 50 personnes par service et prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, surtout si les visites commencent tôt.
Testez les ordinateurs, vidéoprojecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises au plus tard la veille. Apportez une rallonge et une multiprise de secours par zone technique.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes du tribunal ?: Prévoyez un badge par visiteur, guide, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez 10 à 15 % de badges vierges, puis imprimez les listes et les badges définitifs après la clôture des inscriptions, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou emprunter ?: Comptez une assiette, un verre, une tasse et un jeu de couverts par personne, avec une marge d’environ 20 %. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc au moins 120 unités pour les articles utilisés pendant le buffet.
Quand faut-il commander le matériel de restauration ?: Passez la commande au moins 7 jours avant la journée portes ouvertes, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez les quantités 48 heures avant, en fonction du nombre final d’inscrits.
Combien de plans et de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un plan et un programme par visiteur inscrit, puis ajoutez 10 à 15 % d’exemplaires. Pour 200 visiteurs, préparez donc environ 220 à 230 exemplaires de chaque document, à vérifier au plus tard 2 jours avant.

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