Que faut-il prévoir pour une journée de formation ?

Pour une journée de formation, prévoyez à la fois le matériel pédagogique, l’équipement de présentation et l’accueil des participants. La liste couvre les tables, les chaises, la technique, les supports imprimés, le café, les boissons et la vaisselle. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments sont souvent oubliés : câbles, multiprises, feutres et solutions de rechange pour la présentation. Utilisez cette liste pour faire vos achats et préparer la salle sans attendre le dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Clicker de présentation sans fil
Enceinte Bluetooth
Tableau blanc
Paperboard
Chevalet de conférence

Papeterie

Blocs-notesqté 32
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Post-itqté 10
Badges nominatifsqté 35

Catering

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 5 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Gobelets à café - 40 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 50 pièces
- Beurre - 500 grammes
- Pain complet - 5 pains
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Fromage - 1,5 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombre - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Salade composée - 3 kilo
- Salade de pâtes - 3 kilos
- Wraps végétariens - 20 unités
- Wraps au poulet - 20 pièces
- Soupe - 6 litres
- Baguettes - 8 pièces
- Fruits - 5 kilos
- Biscuits - 4 paquets
- Barres de céréales - 40 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 flacons

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Louchesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelle

Conseils

Prévoyez une chaise et une place de table par participant, puis ajoutez 2 à 3 places libres pour le formateur, les supports ou les changements de disposition.
Pour la présentation, testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le clicker au moins 24 heures avant. Ajoutez 2 multiprises et 1 à 2 rallonges si les prises sont éloignées.
Comptez 1 bloc-notes et 1 stylo par participant, avec au moins 10 % de réserve. Prévoyez aussi plusieurs marqueurs pour tableau blanc et paperboard : ils sont souvent secs ou introuvables au moment de commencer.
Pour une journée complète, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure. Refroidissez-les avant l’arrivée et utilisez les glacières pour les garder fraîches.
Installez le point café et thé avant l’accueil : prévoyez au moins 2 tasses par personne pour la journée, ainsi que des thermos ou des bouilloires de secours. Vérifiez aussi les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions avant de confirmer le catering.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une journée de formation ?: Prévoyez une chaise par participant et ajoutez 2 à 3 chaises pour le formateur et les intervenants. Pour 20 participants, préparez donc environ 22 à 23 chaises.
Combien de blocs-notes et de stylos prévoir par personne ?: Comptez 1 bloc-notes et 1 stylo à bille par participant, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 30 personnes, prévoyez 33 blocs-notes et 33 stylos.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la formation, puis vérifiez les branchements à nouveau le matin même. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les multiprises et le clicker.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une formation d’une journée ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure. Pour une journée de 8 heures et 20 participants, cela représente environ 160 à 180 boissons, selon la durée des pauses et la présence de café ou de thé.

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