La liste de courses pour une foire d’échange

Une foire d’échange demande plus que des tables et des chaises. Il faut prévoir de quoi présenter les objets, afficher les prix, éclairer chaque stand et encaisser les paiements sans ralentir les visiteurs. Pensez aussi au transport, aux câbles et au coin café : ce sont souvent les éléments réservés trop tard. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter pour installer les stands et accueillir les exposants dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 45
Nappesqté 30
Tabouretsqté 4
Chariots de transportqté 2

Présentation

Bacs de présentationqté 30
Petites vitrinesqté 10
Organisateurs de bureauqté 20
Loupesqté 10
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 8

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Bannières du salonqté 2
Panneaux de directionqté 8
Numéros de standqté 30
Petites cartes de tableqté 30

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Étiquettes nominativesqté 100
Enveloppesqté 100
Rouleaux de tickets de caisseqté 6

Sécurité

Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 36 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bâtonnets mélangeurs en papier - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Mini-croissants - 60 pièces
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Houmous - 4 pots
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Dés de fromage - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Filtres à café - 2 paquets
- Glaçons - 10 sacs
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 2 paquets
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une table par stand confirmé, puis ajoutez 1 à 2 tables libres pour l’accueil, la caisse ou les objets encombrants. Réservez aussi 2 chaises par stand si les exposants restent toute la journée.
Pour chaque zone équipée d’éclairage, comptez au moins 1 rallonge, 1 multiprise et plusieurs passe-câbles. Testez l’installation avant l’ouverture et gardez les passages complètement dégagés.
Préparez la caisse avec de la monnaie dans plusieurs petites coupures et vérifiez le terminal de paiement la veille. Gardez également un ordinateur portable chargé pour consulter les inscriptions et la liste des exposants.
Pour le coin boissons, prévoyez environ 2 gobelets réutilisables par visiteur attendu, ainsi que 1 thermos par tranche de 20 à 30 personnes. Les machines à café, bouilloires et glacières doivent être installées près d’une prise, mais hors des voies de circulation.
Étiquetez les bacs de présentation, petites vitrines et présentoirs avant l’installation. Préparez les numéros de stand et les étiquettes de prix au moins la veille : les fabriquer sur place retarde rapidement l’ouverture.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une foire d’échange ?: Prévoyez du mobilier pour les stands, du matériel de présentation, de l’éclairage, une caisse, un terminal de paiement et les accessoires de service. Ajoutez le nécessaire pour le café et les boissons, notamment gobelets, tasses, thermos et glacières.
Combien de tables faut-il prévoir par exposant ?: Comptez 1 table par exposant confirmé, puis ajoutez 1 à 2 tables de réserve pour l’accueil, la caisse ou les objets volumineux. Faites le calcul dès que les inscriptions sont confirmées afin de réserver le mobilier à temps.
Quand préparer le matériel d’une foire d’échange ?: Rassemblez le matériel au moins 2 jours avant l’événement et testez les lampes LED, rallonges, multiprises et terminal de paiement la veille. Les numéros de stand et les étiquettes de prix doivent idéalement être prêts avant le jour du montage.
Combien de gobelets prévoir pour une foire d’échange ?: Prévoyez environ 2 gobelets réutilisables par visiteur attendu, avec une marge de 10 à 15 % pour les pertes et les utilisations répétées. Pour le café, comptez aussi 1 tasse par personne susceptible d’en boire, plus quelques unités de réserve.

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