Que faut-il prévoir pour un défilé aux flambeaux ?

Un défilé aux flambeaux demande surtout du matériel de sécurité, de signalisation et d’éclairage pour encadrer le parcours du départ à l’arrivée. Prévoyez une torche par participant, avec quelques unités de rechange, puis équipez les bénévoles qui surveillent les carrefours et les zones sensibles. Les tables, tentes et chaises servent à l’accueil, aux inscriptions et au point d’arrivée. Cette liste rassemble aussi les petits éléments souvent oubliés, comme les piles, les attaches-câbles et les moyens d’extinction.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Chargeurs de téléphoneqté 4

Sécurité

Torchesqté 180
Supports de torchesqté 180
Briquetsqté 20
Bacs métalliques d'extinctionqté 8
Seauxqté 12
Couvertures anti-feuqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 4
Gilets réfléchissantsqté 30
Gants de travailqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Lampes de pocheqté 12

Signalisation

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Porte-affichesqté 20
Cônesqté 30
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4

Inscription

Panneau de la table d’inscription
Formulaires d’inscriptionqté 220
Stylos à billeqté 30
Braceletsqté 220
Autocollants numérotésqté 220
Cartes d'itinéraireqté 220
Panneaux d'informationqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tassesqté 120
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Gants thermiquesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 8 litres
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Citrons - 3 kilogrammes
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Mini-concombres - 5 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bretzels salés - 10 sachets
- Galettes de riz - 8 paquets
- Crackers - 10 paquets
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains à cuire - 300 pièces
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Pâte à tartiner au chocolat - 2 pots
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Concombre - 4 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Snacks de soupe végétariens - 250 pièces
- Soupe de légumes - 20 litres
- Soupe de tomates - 20 liter
- Soupe végétarienne - 10 litres
- Croûtons - 5 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Barres de muesli - 250 pièces
- Barres véganes - 50 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Serviettes - 1000 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Cuillères à thé - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 150 pièces
- Sacs compostables - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 8 paquets
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 10 flacons
- Désodorisant WC - 6 sprays

Conseils

Prévoyez une torche par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les pertes, les pannes ou les inscriptions de dernière minute. Stockez-les au départ, avec les supports et les briquets.
Installez un point de sécurité au départ et un autre à l’arrivée avec des seaux, des bacs métalliques d’extinction, des couvertures anti-feu et des extincteurs. Gardez ce matériel accessible pendant toute la durée du défilé.
Comptez au moins un gilet réfléchissant par bénévole placé sur le parcours et prévoyez des lampes de poche pour les contrôles après la tombée de la nuit. Les gants de travail sont utiles pour manipuler les barrières et le matériel chaud.
Placez les panneaux de direction et les cônes avant l’arrivée des participants, puis emportez des attaches-câbles et des porte-affiches de rechange. Une réserve de 10 % évite de laisser un carrefour mal indiqué.
Chargez les talkies-walkies et les téléphones la veille, puis emportez des chargeurs et des piles de rechange. Prévoyez au minimum un moyen de communication pour chaque poste clé et une personne à l’arrivée pour centraliser les informations.

Questions fréquentes

Combien de torches prévoir par personne pour un défilé ?: Prévoyez une torche par participant, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, cela représente 105 à 110 torches, avec les supports et les moyens d’allumage correspondants.
Quel matériel de sécurité faut-il pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez des bacs métalliques d’extinction, des seaux, des couvertures anti-feu, des extincteurs et des trousses de premiers secours. Ajoutez un gilet réfléchissant par bénévole et des barrières ou cônes pour les zones à risque.
Quand installer la signalisation du parcours ?: Installez les panneaux, barrières et cônes avant l’arrivée du public, idéalement 1 à 2 heures avant le départ. Vérifiez ensuite chaque carrefour après la mise en place et gardez des attaches-câbles de rechange.
Combien de piles de rechange faut-il emporter ?: Emportez au moins un jeu complet de piles de rechange pour chaque lampe à piles et chaque lampe de poche. Pour un défilé de plus de 2 heures, prévoyez un deuxième jeu pour les postes qui restent actifs en continu.

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