Organiser une visite guidée dans un établissement de soins

Une visite guidée d’un établissement de soins demande une préparation différente d’une simple visite de locaux. Il faut sécuriser le parcours, protéger la confidentialité des résidents et éviter que les groupes perturbent les soins. Commencez par fixer la date, le circuit et le nombre maximal de visiteurs, puis coordonnez les guides, le personnel et l’accueil. Prévoyez aussi les autorisations photo, les besoins alimentaires et une solution claire si une zone devient inaccessible le jour prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Définir l’itinéraire de la visite guidée
2 personnes
3
Vérifier le parcours accessible
2 personnes
4
Sélectionner des espaces sûrs pour les visiteurs
2 personnes
5
Établir les règles de confidentialité pour les visiteurs
6
Préparer l’autorisation pour les photos
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Tenir la liste de présence
11
Répartir les groupes de visiteurs
2 personnes
12
Désigner des guides
13
Briefer les guides
3 personnes
14
Informer les résidents et le personnel
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Commander le catering
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les brochures d'information
19
Imprimer les panneaux de direction
20
Tester la technique et la présentation
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
29
Préparer les brochures et les badges nominatifs
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes

Événement

32
Accueillir les guides
2 personnes
33
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
34
Accueillir les visiteurs
2 personnes
35
Accompagner les groupes de visiteurs
6 personnes
36
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Servir le dîner
4 personnes
41
Garder la vaisselle et les tables en ordre
2 personnes
42
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
43
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Refroidir le catering restant
2 personnes
45
Retirer la décoration et les panneaux de direction
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Nettoyer les espaces
3 personnes
50
Rapporter le matériel
2 personnes
51
Retourner les matériels de location
2 personnes
52
Ranger les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verresqté 48
Assiettesqté 48
Couvertsqté 48
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone

Décoration

Badges nominatifsqté 40
Brochures d’informationqté 40
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 12
Nappesqté 5

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à mainqté 2
Chiffons réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Limitez chaque groupe à une taille que le guide peut réellement encadrer, puis prévoyez plusieurs départs si le parcours comprend des couloirs étroits ou des espaces sensibles. Cela réduit les croisements et évite de bloquer les équipes de soins.
Testez l’itinéraire avec une personne à mobilité réduite avant d’envoyer les invitations. Vérifiez notamment l’entrée, les portes, les ascenseurs, les toilettes et les endroits où le groupe peut attendre sans gêner la circulation.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la visite. Vous aurez ainsi le temps de répartir les participants, de recueillir les allergies ou régimes alimentaires et d’imprimer les badges et les brochures.
Briefez les guides 30 à 45 minutes avant l’arrivée du premier groupe. Donnez-leur les règles de confidentialité, les zones interdites, la procédure en cas d’urgence et les réponses à apporter aux questions sur les résidents.
Faites un essai technique le jour même, avant l’accueil, si une présentation est prévue. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le microphone, les rallonges et les multiprises, puis gardez un parcours de visite sans présentation en solution de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une visite guidée d’un établissement de soins ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le parcours, obtenir les autorisations photo, informer les résidents et le personnel, gérer les inscriptions et organiser les groupes.
Combien de visiteurs peut-on mettre dans un groupe ?: Adaptez le nombre à la largeur des espaces et à la capacité du guide, mais un groupe de 8 à 12 personnes est généralement plus facile à déplacer et à entendre. Ajoutez un guide ou créez un second départ au-delà de ce volume.
Quand envoyer les invitations pour une visite guidée ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date et indiquez une échéance d’inscription située au moins 7 jours avant la visite. Vous pourrez alors confirmer les groupes, les besoins alimentaires et les badges nominatifs.
Comment gérer les photos pendant une visite d’établissement de soins ?: Préparez l’autorisation photo avant les inscriptions et précisez les zones où les photos sont interdites. Le jour de la visite, désignez une personne chargée de vérifier les autorisations plutôt que de laisser chaque groupe décider au cas par cas.

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