Eine Führung durch die Pflegeeinrichtung organisieren

Bei einer Führung durch eine Pflegeeinrichtung müssen Besucherführung, Bewohner- und Datenschutz sowie der laufende Betrieb zusammenpassen. Beginnen Sie deshalb mit Termin, Route und sicheren Besucherbereichen, bevor Sie Einladungen verschicken. Danach teilen Sie Gäste und Guides ein, erfassen Anmeldungen und besondere Ernährungswünsche und informieren Bewohner sowie Mitarbeitende. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wegweiser, eine geprüfte barrierefreie Strecke und ein getestetes Präsentationssystem darüber, ob die Führung ruhig abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2
Führungsroute festlegen
2 Personen
3
Barrierefreie Route prüfen
2 Personen
4
Sichere Besucherbereiche auswählen
2 Personen
5
Datenschutzregeln für Besucher aufstellen
6
Einverständnis für Fotos vorbereiten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anwesenheitsliste führen
11
Besuchergruppen einteilen
2 Personen
12
Guides einteilen
13
Führer anweisen
3 Personen
14
Bewohner und Mitarbeitende informieren
2 Personen
15
Reservierungen vornehmen
16
Catering bestellen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Infobroschüren drucken
19
Wegweiser drucken
20
Technik und Präsentation testen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Veranstaltungsort und Eingang prüfen
2 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
28
Wegweiser aufstellen
2 Personen
29
Flyer und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Buffet vorbereiten
3 Personen

Event

32
Guides empfangen
2 Personen
33
Besucher registrieren
3 Personen
34
Besucher begrüßen
2 Personen
35
Besuchergruppen begleiten
6 Personen
36
Besucherfragen beantworten
3 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Abendessen servieren
4 Personen
41
Geschirr und Tische kontrollieren
2 Personen
42
Letzte Führung begleiten
3 Personen
43
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

44
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
45
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
48
Abfall sammeln
2 Personen
49
Räume reinigen
3 Personen
50
Materialien zurückbringen
2 Personen
51
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
52
Fundstücke wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 5
StühleAnz. 36
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 36
GläserAnz. 48
TellerAnz. 48
BestecksetsAnz. 48
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Mikrofon

Dekoration

NamensschilderAnz. 40
InformationsbroschürenAnz. 40
WegweiserAnz. 8
StifteAnz. 12
TischdeckenAnz. 5

Reinigung

Reinigungs-EimerAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
HandfegerAnz. 2
Wiederverwendbare TücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst eine feste Führungsroute fest und prüfen Sie sie vollständig auf Barrierefreiheit. Markieren Sie Bereiche, in denen Besucher sicher warten können, und planen Sie für jede Gruppe einen klaren Treffpunkt am Eingang ein.
Regeln Sie den Datenschutz spätestens vor dem Versand der Einladungen. Legen Sie fest, welche Räume nicht betreten werden, wie Fotoeinwilligungen eingeholt werden und wer Fragen von Besuchern zu Bewohnern beantwortet.
Teilen Sie Besuchergruppen und Guides spätestens 7 Tage vor dem Termin ein. Halten Sie pro Gruppe eine Anwesenheitsliste bereit und geben Sie den Führern vor Beginn eine kurze Einweisung zur Route, zu Besuchsregeln und zu Notausgängen.
Bestellen Sie Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Stellen Sie Getränke für die erste Stunde kalt und planen Sie Kaffee, Wasser und Snacks so, dass die Ausgabe den Rundgang nicht am Eingang blockiert.
Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsfläche und Mikrofon mindestens 24 Stunden vorher am vorgesehenen Platz. Drucken Sie Wegweiser, Informationsbroschüren und Namensschilder spätestens am Vortag und prüfen Sie Eingang, Tische und Sitzplätze am Veranstaltungstag erneut.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Führung durch eine Pflegeeinrichtung planen?: Beginnen Sie mindestens 4 Wochen vorher mit Termin, Route und internen Absprachen. So bleiben mindestens 2 Wochen für Einladungen, Anmeldungen, Einteilung der Gruppen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Wie viele Besucher sollte eine Gruppe bei einer Führung haben?: Planen Sie pro Gruppe eine Größe, bei der alle den Guide hören und die Route sicher nutzen können. Teilen Sie die angemeldeten Gäste spätestens 7 Tage vorher auf und legen Sie für jede Gruppe einen eigenen Guide fest.
Wann müssen Datenschutz und Fotoeinwilligungen geklärt sein?: Die Besucherregeln und die Fotoeinwilligungen sollten vor dem Versand der Einladungen feststehen, also mindestens 2 Wochen vor der Führung. Informieren Sie zusätzlich Bewohner und Mitarbeitende rechtzeitig über Route, Besuchsbereiche und geplante Aufnahmen.
Wann sollte man die Technik für die Führung testen?: Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsfläche, Verlängerungskabel und Mikrofon mindestens 24 Stunden vor Beginn. Schalten Sie die Technik am Veranstaltungstag nochmals 60 Minuten vor dem Empfang ein, damit ein Ersatzablauf möglich bleibt.

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