Organiser une visite du campus sans rien laisser au hasard

Une visite du campus se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et l’itinéraire, puis les salles, les guides et les inscriptions. Prévoyez ensuite l’accueil des visiteurs, la répartition des groupes et les besoins particuliers. Les oublis les plus fréquents concernent les confirmations, l’accessibilité, le parking et les tests techniques. La veille, vérifiez la liste définitive, le matériel de présentation et l’installation des espaces d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
3
Réserver les salles et les locaux
4
Sélectionner les guides
2 personnes
5
Briefer les guides
3 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Envoyer les confirmations d'inscription
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recueillir les questions des visiteurs
2 personnes
11
Envoyer les infos de parking
12
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
15
Répartir les groupes et les créneaux horaires
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer le programme
18
Imprimer les panneaux d’itinéraire
19
Vérifier les présentations
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Récupérer le catering
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Installer les tables d’information
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Trier les badges nominatifs
2 personnes
27
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
28
Installer le matériel d’information
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les en-cas
2 personnes
31
Vérifier la salle de présentation
2 personnes
32
Accueillir les guides
2 personnes

Événement

33
Faire inscrire les guides
2 personnes
34
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
35
Distribuer les badges
3 personnes
36
Présenter le programme
37
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
38
Accompagner les groupes vers les points de départ
5 personnes
39
Assurer la première visite guidée
5 personnes
40
Assurer la deuxième visite guidée
5 personnes
41
Faire une démonstration des installations
4 personnes
42
Répondre aux questions aux stands d'information
6 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Encadrer le panel d’étudiants
3 personnes
47
Présenter le programme de la soirée
48
Animer le cocktail informel
4 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Répondre aux dernières questions
2 personnes
52
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

53
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Nettoyer les espaces
4 personnes
59
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
60
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
61
Retourner les matériels
2 personnes
62
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Envoyer un message de remerciement
65
Envoyer des informations complémentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bureaux d’informationqté 6
Tables hautesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Corbeilles à painqté 6
Courses

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Presse-papiersqté 8
Supports de badges nominatifsqté 120
Supports pour panneaux d'itinéraireqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Commencez par fixer la date, la durée et le parcours, puis réservez les salles avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux étapes pour absorber les retards.
Sélectionnez les guides en fonction des groupes et briefez-les avec le même programme imprimé. Prévoyez au moins un guide remplaçant si plusieurs groupes circulent en parallèle.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la visite afin d’établir la liste définitive, répartir les créneaux et préparer les badges nominatifs. Envoyez les confirmations dès que les groupes sont constitués.
Demandez les besoins alimentaires, les questions des visiteurs et les informations de parking avant la clôture des inscriptions. Vérifiez aussi l’accessibilité du parcours et des locaux au moins une semaine à l’avance.
Testez la veille l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le micro, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises. Le jour même, installez l’accueil, les tables d’information, les chaises, les panneaux d’itinéraire et les boissons avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une visite du campus ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les locaux, sélectionner les guides, ouvrir les inscriptions et régler les besoins d’accessibilité ou de restauration.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une visite du campus ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines à l’avance, avec le programme provisoire, l’itinéraire et les informations pratiques. Fixez une date limite d’inscription environ 3 à 5 jours avant la visite.
Comment répartir les visiteurs en groupes ?: Répartissez les participants selon la capacité des salles et la durée du parcours, puis attribuez un créneau à chaque groupe. Préparez la liste finale et les badges au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’une visite du campus ?: Contrôlez les prévisions météo, l’accessibilité, le parking, les présentations et toute la technique. Vérifiez aussi que le catering, les boissons, les panneaux et l’espace d’accueil sont prêts avant l’ouverture.

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