So organisierst du einen Campusrundgang
Ein Campusrundgang steht und fällt mit einer klaren Route und gut getakteten Gruppen. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere die benötigten Räume und teile anschließend Führer, Besucher und Zeitslots ein. Parallel laufen Anmeldung, Barrierefreiheitsprüfung und die Sammlung von Fragen. Am Veranstaltungstag müssen Empfang, Wegweiser, Technik und Verpflegung vor dem Eintreffen der ersten Gruppe bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Besichtigungsroute festlegen
2 Personen
- 3
Räume und Säle reservieren
- 4
Führer auswählen
2 Personen
- 5
Führer anweisen
3 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Anmeldebestätigungen versenden
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Fragen der Besucher sammeln
2 Personen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 15
Gruppen und Zeitslots einteilen
2 Personen
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Programm drucken
- 18
Wegweiser drucken
- 19
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Catering abholen
2 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Informationstische aufstellen
3 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 26
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 28
Infomaterial auslegen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 30
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 31
Präsentationsraum prüfen
2 Personen
- 32
Guides empfangen
2 Personen
Event
- 33
Guides zur Anmeldung bitten
2 Personen
- 34
Besucher registrieren
4 Personen
- 35
Namensschilder verteilen
3 Personen
- 36
Programm vorstellen
- 37
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
- 38
Gruppen zu den Startpunkten begleiten
5 Personen
- 39
Führung für die erste Runde durchführen
5 Personen
- 40
Zweite Führung durchführen
5 Personen
- 41
Einrichtungen vorführen
4 Personen
- 42
Fragen an den Informationsständen beantworten
6 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Studentenpanel betreuen
3 Personen
- 47
Abendprogramm moderieren
- 48
Informellen Umtrunk betreuen
4 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
- 52
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Infomaterial sammeln
2 Personen
- 54
Catering aufräumen
3 Personen
- 55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Räume reinigen
4 Personen
- 59
Routenschilder entfernen
2 Personen
- 60
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 61
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 63
Fundgegenstände registrieren
- 64
Dankesnachricht versenden
- 65
Zusätzliche Informationen nachsenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- InformationsschalterAnz. 6
- StehtischeAnz. 8
Ausstattung
- LaptopAnz. 3
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- BrotkörbeAnz. 6
- Einkäufe
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- PfeiltafelnAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- KlemmbretterAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 120
- Halter für WegweisschilderAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- Reinigungswagen
- HandfegerAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 3
Tipps
- Plane die Route vor der Einladung und prüfe jeden Raum auf Laufwege, Kapazität und Barrierefreiheit. Für mehrere Gruppen brauchst du feste Startzeiten, damit sich Führungen nicht an Engstellen begegnen.
- Verschicke Parkinformationen und Anmeldebestätigungen spätestens 7 Tage vor dem Rundgang. Frage dabei Ernährungswünsche ab und erstelle nach Anmeldeschluss eine endgültige Teilnehmerliste.
- Teile die Besucher in kleine Gruppen mit konkreten Zeitslots ein und gib jedem Führer eine kurze Einweisung. Sammle Besucherfragen vorher, damit Präsentationen und Antworten vorbereitet werden können.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens 1 Tag vorher. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Stromanschlüsse und Powerbanks – fehlende Adapter werden oft erst beim Aufbau bemerkt.
- Richte Empfangstheke und Informationstische mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Namensschilder, gedruckte Programme, Wegweiser, kalte Getränke sowie Tassen, Gläser und Geschirr bereit; Catering sollte nicht erst während der ersten Führung eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Campusrundgang planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Route und Raumreservierungen. Führer, Einladungen und Anmeldungen lassen sich danach zuverlässig koordinieren.
- Wie viele Besucher sollte eine Gruppe beim Campusrundgang haben?
- Plane pro Führer eine überschaubare Gruppe von etwa 10 bis 20 Personen, abhängig von Raumgröße und Hörbarkeit. Bei größeren Anmeldungen legst du mehrere Zeitslots mit mindestens 10 Minuten Abstand an.
- Wann sollte man die Technik für einen Campusrundgang testen?
- Teste Präsentationen und gesamte Technik spätestens am Vortag und wiederhole eine kurze Funktionsprüfung 60 Minuten vor Beginn. So bleibt Zeit, defekte Kabel, leere Akkus oder fehlende Anschlüsse zu ersetzen.
- Wann müssen die Teilnehmerinformationen verschickt werden?
- Sende Anmeldebestätigung, Parkinformationen und Hinweise zur Route spätestens 7 Tage vor dem Termin. Die endgültige Gruppen- und Zeiteinteilung solltest du nach Anmeldeschluss, spätestens 2 bis 3 Tage vorher, verschicken.
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