Organiser une visite d’entreprise sans rien laisser au hasard
Une visite d’entreprise réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les besoins des visiteurs, puis les réservations et le parcours. Ensuite, répartissez les rôles, préparez l’accueil et donnez aux guides les informations utiles. La veille, vérifiez le lieu, le matériel et la restauration. Le jour J, les badges, les panneaux et un accueil bien briefé évitent la plupart des retards et des visiteurs désorientés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Établir la liste des visiteurs
- 5
Faire les réservations
- 6
Définir l'itinéraire
2 personnes
- 7
Désigner des guides
- 8
Briefer les guides
2 personnes
- 9
Commander le catering
- 10
Préparer les badges nominatifs
- 11
Imprimer les programmes
- 12
Imprimer les panneaux d’itinéraire
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Vérifier le lieu
2 personnes
- 15
Vérifier les toilettes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Installer la table d'accueil
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Préparer les badges nominatifs
- 21
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 22
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
- 23
Tester le matériel sonore
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 27
Enregistrer la présence
2 personnes
- 28
Distribuer les badges
2 personnes
- 29
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
- 30
Faire la présentation de bienvenue
- 31
Donner les consignes de sécurité
- 32
Animer la visite guidée
2 personnes
- 33
Garder le groupe ensemble
2 personnes
- 34
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 37
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 38
Récupérer la vaisselle
2 personnes
- 39
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Suivi
- 40
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
- 41
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 42
Faire la vaisselle
3 personnes
- 43
Rassembler les déchets
2 personnes
- 44
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 45
Ranger le matériel
2 personnes
- 46
Refroidir le catering restant
2 personnes
- 47
Vérifier le matériel
2 personnes
- 48
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Table d’accueil
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verresqté 60
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Badges nominatifsqté 30
- Lanyardsqté 30
- Panneaux de directionqté 10
- Programmesqté 30
- Nappesqté 6
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balais à mainqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et fixez une date limite de réponse. Demandez dès le départ les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Finalisez l’itinéraire avant d’imprimer les programmes et les panneaux. Désignez un guide par groupe et prévoyez un briefing séparé avec les horaires, les étapes et les consignes d’accès.
- Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive des visiteurs, idéalement 24 à 48 heures avant l’arrivée. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
- Vérifiez le lieu la veille, notamment les toilettes, l’espace de présentation, les tables, les chaises et les points d’alimentation électrique. Testez l’enceinte et le microphone avec les rallonges et multiprises réellement utilisées.
- Installez la table d’accueil assez tôt pour pouvoir refroidir les boissons, préparer le café et le thé et disposer les en-cas avant l’arrivée du premier visiteur. Briefer l’équipe d’accueil sur le parcours et les personnes à orienter prend généralement 10 à 15 minutes.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une visite d’entreprise ?
- Lancez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la visite. Gardez les 48 dernières heures pour traiter les inscriptions, confirmer le traiteur, imprimer les documents et vérifier le lieu.
- Quand faut-il demander les besoins alimentaires des visiteurs ?
- Demandez-les au moment de l’inscription, avec une date limite claire. Transmettez le récapitulatif au traiteur 5 à 7 jours avant la visite, puis signalez toute modification dès qu’elle arrive.
- Combien de guides faut-il prévoir pour une visite d’entreprise ?
- Prévoyez au minimum un guide par groupe de visiteurs, avec un remplaçant identifié si possible. Faites un briefing de 15 à 20 minutes avant l’ouverture de l’accueil pour revoir l’itinéraire et les horaires.
- Quand préparer les badges et les programmes ?
- Préparez une première version dès que les inscriptions sont bien avancées, puis imprimez la version définitive 24 à 48 heures avant l’événement. Gardez quelques badges vierges et des exemplaires supplémentaires du programme sur la table d’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !