Firmenrundgang organisieren: Schritt für Schritt

Ein Firmenrundgang wirkt spontan, braucht aber eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Route, Stationen und Gruppengröße fest, bevor du Guides, Raum und Catering planst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein gut vorbereiteter Empfang darüber, ob Besucher schnell die richtige Gruppe finden und der Rundgang pünktlich startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Besucherliste erstellen
5
Reservierungen vornehmen
6
Route festlegen
2 Personen
7
Guides einteilen
8
Führer anweisen
2 Personen
9
Catering bestellen
10
Namensschilder vorbereiten
11
Programme ausdrucken
12
Wegweiser ausdrucken
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Ort überprüfen
2 Personen
15
Toiletten kontrollieren
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Snacks vorbereiten
3 Personen
18
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
20
Namensschilder bereitlegen
21
Wegweiser aufstellen
2 Personen
22
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
23
Tonanlage testen
24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
25
Empfangsteam briefen
3 Personen

Event

26
Besucher empfangen
3 Personen
27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
28
Namensschilder verteilen
2 Personen
29
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
30
Willkommenspräsentation halten
31
Sicherheitsanweisungen geben
32
Führung begleiten
2 Personen
33
Gruppe zusammenhalten
2 Personen
34
Besucherfragen beantworten
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Buffet auffüllen
2 Personen
38
Geschirr abholen
2 Personen
39
Verabschiedung der Gäste
2 Personen

Nachbereitung

40
Wegweiser entfernen
2 Personen
41
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Abfall sammeln
2 Personen
44
Räume reinigen
3 Personen
45
Geräte aufräumen
2 Personen
46
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
47
Materialien prüfen
2 Personen
48
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstisch
TischeAnz. 6
StühleAnz. 24
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 30
LanyardsAnz. 30
WegweiserAnz. 10
ProgrammeAnz. 30
TischdeckenAnz. 6

Reinigung

SpülbeckenAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
HandfegerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Gruppengröße spätestens drei Wochen vorher fest. Teile die Besucher anschließend auf die Guides auf und plane pro Gruppe eine feste Startzeit, damit sich die Stationen nicht überfüllen.
Schließe die Anmeldung sieben Tage vor dem Rundgang. Erstelle danach eine Besucherliste, erfasse Ernährungswünsche und bestelle das Catering nach der bestätigten Personenzahl statt nach groben Schätzungen.
Bereite Namensschilder, Lanyards, Programme und Wegweiser am Vortag vor. Am Empfang sollten die Schilder alphabetisch oder nach Gruppen sortiert bereitliegen, damit niemand länger als zwei Minuten suchen muss.
Prüfe den Ort mindestens einen Tag vorher: Toiletten, Präsentationsraum, Sitzplätze, Stromanschlüsse und die geplante Route. Teste Tonanlage, Mikrofon und tragbaren Lautsprecher mit genau der Technik, die am Veranstaltungstag verwendet wird.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks erst kurz vor dem Empfang bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und halte zusätzliche Gläser sowie Abfallbehälter bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Firmenrundgang organisieren?: Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Route, Stationen und Guides. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Guides braucht man für einen Firmenrundgang?: Plane mindestens einen Guide pro Besuchergruppe und halte die Gruppen so klein, dass alle Erklärungen gut hören können. Bei mehreren Stationen brauchst du zusätzlich eine Person für Empfang und Koordination.
Wann sollte man das Catering für einen Firmenrundgang bestellen?: Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, idealerweise sieben Tage vorher. Berücksichtige dabei die bestätigte Personenzahl, Ernährungswünsche und einen kleinen Puffer für kurzfristige Änderungen.
Was muss man am Tag vor dem Firmenrundgang prüfen?: Kontrolliere am Vortag Route, Toiletten, Präsentationsraum, Sitzplätze, Wegweiser und Stromversorgung. Teste außerdem Tonanlage und Mikrofon und lege Namensschilder sowie Programme für den Empfang bereit.

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