Organiser une vente de gâteaux, étape par étape

Une vente de gâteaux se prépare d’abord avec une liste claire des produits, des prix et des besoins alimentaires. Ensuite, il faut confirmer le lieu, mobiliser les bénévoles et suivre les inscriptions jusqu’au jour J. La réussite dépend surtout de la réception des gâteaux, de l’étiquetage et d’une caisse testée à l’avance. Prévoyez aussi un espace séparé pour les boissons, le service et l’hygiène afin d’éviter les files et les erreurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Préparer les informations de vente
2
Créer un flyer et une publication en ligne
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Tenir à jour la liste des gâteaux
9
Établir la répartition des bénévoles
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
13
Récupérer les gâteaux
3 personnes
14
Vérifier les gâteaux
2 personnes
15
Étiqueter les gâteaux
2 personnes
16
Tester la caisse et le moyen de paiement
2 personnes

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer le stand
4 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Présenter les gâteaux
4 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer la caisse
2 personnes
25
Aménager l'espace hygiène
2 personnes
26
Ouvrir le point de vente
3 personnes
27
Accueillir les visiteurs
2 personnes
28
Servir les parts de gâteau
3 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Réanimer les stocks
2 personnes
32
Gérer les paiements
2 personnes
33
Répondre aux questions diététiques
34
Vider les poubelles

Suivi

35
Fermer le point de vente
3 personnes
36
Emballer les restes
3 personnes
37
Compter les recettes
2 personnes
38
Démonter les tables et le matériel
4 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Nettoyer le lieu
4 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 12
Nappesqté 6
Présentoirsqté 8

Vaisselle

Assiettes à gâteaux réutilisablesqté 120
Fourchettes à gâteau réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Cuillères à caféqté 80
Pelles à gâteauqté 6
Couteaux à gâteauqté 6
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Boîtes à gâteauxqté 40
Boîtes de conservationqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement
Caisse
Rallonges électriquesqté 2

Décoration

Bannière de vente
Étiquettes de prixqté 20
Cartes des allergènesqté 30
Décorations de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeur de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer les informations de vente : date, horaires, lieu, prix et moyen de paiement. Diffusez ensuite le flyer et la publication en ligne au moins 10 à 14 jours avant l’événement.
Arrêtez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant la vente. Utilisez ces données pour mettre à jour la liste des gâteaux et préparer les cartes d’allergènes.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, caisse, présentation des gâteaux, boissons et rangement. Confirmez la répartition 48 heures avant pour repérer les absences.
Le jour J, vérifiez chaque gâteau à sa réception avant de l’étiqueter : nom, prix et allergènes. Préparez les étiquettes avant l’ouverture, car les faire au dernier moment ralentit immédiatement le stand.
Testez la caisse et le terminal de paiement avant l’arrivée du public, puis gardez une solution de secours. Installez les tables, présentoirs, boissons et poubelles au moins 45 minutes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une vente de gâteaux ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les bénévoles, diffuser les invitations et confirmer les gâteaux disponibles.
Quand faut-il demander les informations sur les allergènes ?: Demandez-les lors de l’inscription et relancez les participants 3 à 5 jours avant la vente. Vérifiez ensuite les informations au moment de récupérer chaque gâteau.
Combien de bénévoles faut-il pour une vente de gâteaux ?: Prévoyez au minimum 1 personne à la caisse, 1 au stand et 1 pour les boissons pendant chaque créneau. Pour une affluence continue, ajoutez une personne à l’accueil et organisez des rotations de 2 heures.
Quand installer le stand le jour de la vente ?: Ouvrez le lieu au moins 45 minutes avant le début. Gardez les 15 dernières minutes pour tester le paiement, préparer la caisse, mettre les boissons au frais et effectuer un dernier contrôle des étiquettes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.