Zo organiseer je een taartenverkoop zonder last-minute chaos
Een taartenverkoop staat of valt met overzicht: weet vooraf welke taarten binnenkomen, wie ze ophaalt en hoe je betalingen verwerkt. Begin met verkoopinformatie en uitnodigingen, leg daarna de locatie en vrijwilligersindeling vast. Verzamel dieetwensen en houd de taartenlijst dagelijks bij zodra aanmeldingen binnenkomen. Op de verkoopdag draait alles om een korte controle, duidelijke allergenenkaartjes, voldoende koeling en een kassa die vóór opening is getest.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Verkoopinformatie opstellen
- 2
Flyer en online bericht maken
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Vrijwilligers werven
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Taartenlijst bijhouden
- 9
Vrijwilligersindeling maken
- 10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Prijskaartjes maken
2 personen
- 13
Taarten ophalen
3 personen
- 14
Taarten controleren
2 personen
- 15
Taarten etiketteren
2 personen
- 16
Kassa en betaalwijze testen
2 personen
Event
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Tafels opstellen
4 personen
- 19
Kraam inrichten
4 personen
- 20
Versiering ophangen
2 personen
- 21
Taarten uitstallen
4 personen
- 22
Dranken koud zetten
2 personen
- 23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 24
Kassa klaarzetten
2 personen
- 25
Hygiëneplek inrichten
2 personen
- 26
Verkooppunt openen
3 personen
- 27
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 28
Taartpunten serveren
3 personen
- 29
Koffie en thee schenken
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
- 31
Voorraad aanvullen
2 personen
- 32
Betalingen afhandelen
2 personen
- 33
Dieetvragen beantwoorden
- 34
Afvalbakken legen
Nazorg
- 35
Verkooppunt sluiten
3 personen
- 36
Restanten verpakken
3 personen
- 37
Opbrengst tellen
2 personen
- 38
Tafels en materialen afbreken
4 personen
- 39
Servies afwassen
3 personen
- 40
Locatie schoonmaken
4 personen
- 41
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 12
- Tafelkledenaantal 6
- Presentatiestandaardsaantal 8
Servies
- Herbruikbare gebaksbordenaantal 120
- Herbruikbare gebaksvorkenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 40
- Theelepelsaantal 80
- Taartscheppenaantal 6
- Taartmessenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Taartdozenaantal 40
- Vershoudbakkenaantal 12
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Betaalterminal
- Geldkist
- Verlenghaspelsaantal 2
Decoratie
- Verkoopbanner
- Prijsbordjesaantal 20
- Allergenenkaartjesaantal 30
- Tafeldecoratiesaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasteilaantal 2
- Handzeepdispenseraantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen voor taarten enkele dagen vóór de verkoop en noteer per taart de naam, het soort taart en allergenen. Zo kun je etiketten en prijskaartjes vooraf maken in plaats van aan de kraam te improviseren.
- Plan minimaal twee vrijwilligers voor het ophalen en controleren van de taarten. Controleer bij ontvangst uiterlijk 60 minuten vóór opening of elke taart compleet, herkenbaar en geschikt om te snijden is.
- Zet koffie, thee en koude dranken pas klaar nadat de kraam staat. Reken per vrijwilliger één duidelijke taak toe: kassa, taarten snijden, serveren of aanvullen.
- Test de betaalterminal en leg een geldkist met wisselgeld klaar vóór bezoekers binnenkomen. Houd contante betalingen en pinbetalingen apart bij, zodat het tellen na afloop minder tijd kost.
- Maak een aparte hygiëneplek met schoonmaakdoeken, afvalbakken en materiaal om te snijden en serveren. Zet allergenenkaartjes direct naast de bijbehorende taart; alleen een algemene lijst op de kassa is te onduidelijk.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een taartenverkoop?
- Plan minimaal 4 vrijwilligers voor een kleine verkoop: twee voor kassa en contact met bezoekers, één voor snijden en serveren en één voor aanvullen en opruimen. Bij een drukke verkoop voeg je per extra verkooppunt minstens 2 mensen toe.
- Wanneer moet je taarten ophalen voor een taartenverkoop?
- Haal taarten op de verkoopdag op, bij voorkeur 60 tot 90 minuten vóór opening. Dan blijft gekoelde taart zo kort mogelijk buiten de koeling en houd je nog tijd over voor controle, etiketteren en uitstallen.
- Hoe verzamel je dieetwensen en allergenen voor een taartenverkoop?
- Vraag bij de aanmelding per taart naar bekende allergenen en dieetwensen en sluit die inventaris uiterlijk 3 dagen vóór de verkoop. Zet daarna per taart een afzonderlijk allergenenkaartje klaar en controleer de informatie bij ontvangst.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een taartenverkoop op te bouwen?
- Reserveer minimaal 90 minuten vóór opening voor locatie openen, tafels opstellen, kraam inrichten, koffie voorbereiden, taarten controleren en de kassa testen. Begin bij een grotere verkoop 2 uur eerder, zodat een vertraagde levering niet direct voor problemen zorgt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!