Organiser une vente de crêpes sans rien oublier

Une vente de crêpes réussie se prépare dans un ordre précis : fixer l’objectif et la date, vérifier le lieu, puis organiser les achats, les bénévoles et les paiements. Le jour J, les points sensibles sont la cuisson, l’attente au buffet, les informations sur les allergènes et la gestion de la caisse. Ce guide vous aide à planifier chaque étape, de la première annonce au rangement, avec assez de temps pour tester le matériel et préparer la pâte.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et l’objectif
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
3
Établir le budget et les prix
2 personnes
4
Contacter les fournisseurs de nourriture
2 personnes
5
Définir les moyens de paiement
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Installer et distribuer la promotion
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Créer le menu et la liste des prix
2 personnes
13
Élaborer les informations sur les allergènes
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Vérifier le stock de produits non périssables
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les produits frais
2 personnes
18
Préparer les ingrédients de la pâte
2 personnes

Événement

19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les postes de cuisson
4 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Installer le système de sonorisation
2 personnes
23
Tester le terminal de paiement et la caisse
2 personnes
24
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
25
Préparer la pâte
4 personnes
26
Préparer les garnitures et les sauces
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
29
Faire cuire les premières crêpes
4 personnes
30
Accueillir les visiteurs
2 personnes
31
Préparer et servir des crêpes
6 personnes
32
Prendre les commandes
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Dégager les tables
2 personnes
35
Vider les poubelles
36
Traiter les dernières commandes
3 personnes

Suivi

37
Éteindre les appareils de cuisine
2 personnes
38
Emballer les restes
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Nettoyer le lieu
5 personnes
41
Démonter le mobilier
4 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Rapporter le matériel
2 personnes
44
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
45
Compter la caisse et les dons
2 personnes
46
Transférer le produit
47
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
48
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table de caisse
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettes de serviceqté 20
Louchesqté 10

Équipement

Plaques à crêpesqté 4
Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminal de paiement
Caisse
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Cuisine

Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Carafesqté 6
Louchesqté 6
Spatulesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappeqté 12
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 12
Torchonsqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’objectif financier et le prix des portions. Prévoyez ensuite un budget séparé pour les ingrédients, les boissons, le matériel et les éventuelles autorisations.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la vente et demandez les allergies ou régimes alimentaires à ce moment-là. Une liste claire évite de chercher une information au moment du service.
Répartissez les bénévoles par postes avant le jour J : cuisson, garnitures et buffet, caisse, boissons et rangement. Prévoyez au moins une personne de remplacement pour chaque poste pendant les pauses.
Testez la caisse, le terminal de paiement, les rallonges et les prises avant l’ouverture. Pour les postes de cuisson, vérifiez aussi les bouteilles de gaz et installez les tables de façon à séparer chaleur, file d’attente et encaissement.
Préparez les ingrédients non périssables à l’avance, puis récupérez les produits frais le plus tard possible. Faites la pâte assez tôt pour la laisser reposer, tout en gardant une quantité de réserve pour les demandes de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une vente de crêpes ?: Pour une petite vente, prévoyez au moins 4 personnes en même temps : deux à la cuisson, une au buffet et une à la caisse. Ajoutez 1 à 2 remplaçants si l’événement dure plus de 2 heures.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une vente de crêpes ?: Envoyez une première invitation 2 à 3 semaines avant la date. Faites un rappel 3 à 5 jours avant la clôture des inscriptions, puis confirmez les horaires et les informations pratiques la veille.
Combien de pâte prévoir par personne ?: Comptez généralement 2 à 3 crêpes par personne, selon le format et les accompagnements. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les secondes portions, les crêpes ratées et les arrivées sans inscription.
Que faut-il vérifier la veille d’une vente de crêpes ?: Contrôlez les achats, les produits frais, les allergènes, les réservations et la répartition des bénévoles. Testez également la caisse et le terminal de paiement, et confirmez que les plaques, brûleurs, bouteilles de gaz et rallonges sont disponibles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.