Cómo organizar una campaña de tortitas paso a paso
Una campaña de tortitas necesita más coordinación que una simple merienda: hay que controlar las inscripciones, las estaciones de cocina, los cobros y el flujo de recogida. Empieza fijando la fecha, el objetivo y la capacidad del lugar; después cierra proveedores, voluntarios y presupuesto. Durante la última semana, confirma preferencias dietéticas, compras y equipos. El día del evento, deja al menos 60 minutos para montar mesas, estaciones, buffet y caja antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Registrar la fecha y el objetivo
2 personas
- 2
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
- 3
Elaborar presupuesto y precios
2 personas
- 4
Contactar a los proveedores de comida
2 personas
- 5
Registrar las opciones de pago
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Colgar y distribuir la promoción
3 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Hacer reservas
- 12
Hacer la carta y la lista de precios
2 personas
- 13
Redactar la información sobre alérgenos
2 personas
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Comprobar el stock de productos no perecederos
2 personas
- 16
Hacer la compra
3 personas
- 17
Recoger productos frescos
2 personas
- 18
Preparar los ingredientes de la masa
2 personas
Evento
- 19
Montar mesas y sillas
4 personas
- 20
Montar las estaciones de cocina
4 personas
- 21
Colgar la decoración
3 personas
- 22
Instalar el sistema de sonido
2 personas
- 23
Probar el cajero automático y la caja registradora
2 personas
- 24
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
- 25
Preparar la masa
4 personas
- 26
Preparar los rellenos y las salsas
3 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Dar una sesión informativa a los voluntarios
3 personas
- 29
Hacer las primeras tortitas
4 personas
- 30
Recibir a los visitantes
2 personas
- 31
Hacer y servir tortitas
6 personas
- 32
Tomar pedidos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 35
Vaciar los contenedores de basura
- 36
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
Seguimiento
- 37
Apagar el equipo de cocina
2 personas
- 38
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
- 39
Lavar la vajilla
3 personas
- 40
Limpiar el lugar
5 personas
- 41
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 42
Retirar la decoración
2 personas
- 43
Devolver los materiales
2 personas
- 44
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 45
Contar la caja y las donaciones
2 personas
- 46
Transferir los ingresos
- 47
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
- 48
Retirar el material promocional
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de caja
- Carpas de fiestacant. 2
Vajilla
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platos de servircant. 20
- Cucharonescant. 10
Equipo
- Planchas para hacer tortitascant. 4
- Quemadores de gascant. 4
- Botellas de gascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cajero automático
- Caja registradora
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Cocina
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Batidor de varillascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Espátulascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Mantelcant. 12
- Carteles del menúcant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 12
- Paños de cocinacant. 12
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el lugar y los permisos, y define una capacidad máxima. Hazlo al menos 4 semanas antes para no promocionar un evento que después no pueda celebrarse allí.
- Calcula las compras a partir de las inscripciones y añade un margen del 10 al 15 % para masa, coberturas y bebidas. Recoge las preferencias dietéticas antes de preparar los ingredientes.
- Separa el recorrido en tres zonas: cocina, buffet o recogida y caja. Deja los platos, cubiertos, vasos y pinzas en el punto de recogida para evitar que la cola vuelva a pasar por las planchas.
- Prueba las planchas, quemadores, botellas de gas, cables y regletas el día anterior. Comprueba también la caja registradora o el cajero automático y prepara una alternativa si falla el pago habitual.
- Prepara por escrito la información sobre alérgenos y coloca la carta y los precios antes de abrir. Reserva al menos 30 minutos para revisar stock, masa, bebidas y productos frescos antes de que llegue el primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una campaña de tortitas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese plazo permite comprobar el lugar y los permisos, contactar con proveedores, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y asignar voluntarios.
- ¿Cuánta comida necesito para una campaña de tortitas?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un 10-15 % de margen. Cierra el número de asistentes entre 3 y 5 días antes para ajustar la compra de productos frescos.
- ¿Cuándo preparo la masa de las tortitas?
- Prepara los ingredientes secos y las estaciones el día anterior, pero mezcla la masa según el equipo y la receta prevista. Como mínimo, deja 60 minutos antes de la apertura para preparar y comprobar la producción inicial.
- ¿Qué debo revisar el día antes de la campaña?
- Comprueba durante los 30 minutos finales del día anterior las planchas, quemadores, gas, cables, neveras, caja y sistema de sonido. También revisa platos, vasos, cubiertos, carta, precios e información sobre alérgenos.
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