Organiser une table ronde santé et bien-être, étape par étape

Commencez par cadrer les thèmes, inviter les membres du panel et confirmer le modérateur avant de réserver le lieu. Ensuite, construisez les inscriptions autour des besoins alimentaires et de transport, puis préparez le programme, les biographies et les questions. La dernière semaine sert surtout à verrouiller le catering, les présentations et la technique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la scène, les tables, les chaises et tester chaque microphone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les membres du panel
2
Définir les thèmes de discussion
2 personnes
3
Confirmer le modérateur
4
Réserver le lieu
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les besoins en transport
9
Publier le programme
10
Préparer les questions du panel
2 personnes
11
Rassembler les biographies
12
Créer des badges nominatifs
13
Imprimer la liste des inscriptions
14
Commander le catering
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Tester la technique
2 personnes
18
Rassembler les fichiers de présentation
19
Vérifier le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Aménager la zone de scène
2 personnes
23
Brancher la technique
2 personnes
24
Tester les microphones
2 personnes
25
Préparer les présentations
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Préparer le point café
2 personnes
28
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

29
Accueillir les membres du panel
2 personnes
30
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Animer le débat
2 personnes
33
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
34
Passer les microphones
35
Servir les en-cas de pause
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Organiser le cocktail networking
3 personnes
38
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
39
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
40
Assurer les adieux aux panélistes
41
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

42
Éteindre la technique
2 personnes
43
Rassembler la vaisselle
3 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Remettre le mobilier en place
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Emballer le matériel
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
50
Sauvegarder les fichiers d'enregistrement
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de table ronde
Tabourets de barqté 5
Tables de maquillageqté 2
Portant à vêtements

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 10
Cuillères à caféqté 30

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneau de badges nominauxqté 5
Panneaux du programmeqté 3
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 20
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu dès que le panel est confirmé, puis vérifiez sur place la disposition de la table ronde, la zone de scène, l’écran et les prises électriques au moins 7 jours avant.
Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant la rencontre. Utilisez cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires et les demandes de transport.
Préparez les questions du panel et les biographies au plus tard 5 jours avant l’événement. Faites valider l’ordre des thèmes par le modérateur afin d’éviter les transitions improvisées.
Demandez les fichiers de présentation 48 heures à l’avance et testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les haut-parleurs et les microphones sans fil la veille.
Arrivez 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables et les chaises, brancher la technique, refroidir les boissons et disposer les badges, les tasses à café et les verres à eau.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une table ronde santé et bien-être ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Les invitations du panel, la réservation du lieu et la confirmation du modérateur doivent être réglées pendant les 2 premières semaines.
Quand envoyer les invitations pour une table ronde ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant. Gardez ensuite une semaine pour imprimer la liste des inscrits et finaliser le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation ?: Prévoyez 2 heures avant l’arrivée des participants. Comptez environ 30 minutes pour les tables et les chaises, 45 minutes pour la scène et la technique, puis 15 minutes pour les tests de microphones et de présentation.
Quand tester la technique et récupérer les présentations ?: Récupérez toutes les présentations 48 heures avant et effectuez un test complet la veille. Refaites un contrôle rapide des microphones, du vidéoprojecteur et des connexions juste avant l’ouverture des portes.

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