Ein Podiumsgespräch zu Gesundheit und Wohlbefinden organisieren
Bei einem Podiumsgespräch zu Gesundheit und Wohlbefinden entscheidet die Vorbereitung über den Gesprächsfluss. Kläre zuerst Themen, Panel und Moderation, bevor du den Termin veröffentlichst. Danach folgen Location, Einladungen und Anmeldungen; spätestens eine Woche vorher müssen Technik, Präsentationen und Catering abgestimmt sein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen festen Aufbauplan für Bühne, Sitzplätze, Mikrofone, Getränke und Namensschilder.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Panelteilnehmer einladen
- 2
Gesprächsthemen festlegen
2 Personen
- 3
Moderator bestätigen
- 4
Location reservieren
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Transportbedarf abfragen
- 9
Programm veröffentlichen
- 10
Panelfragen vorbereiten
2 Personen
- 11
Biografien sammeln
- 12
Namensschilder erstellen
- 13
Anmeldeliste ausdrucken
- 14
Catering bestellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Technik testen
2 Personen
- 18
Präsentationsdateien zusammentragen
- 19
Ort überprüfen
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 23
Technik anschließen
2 Personen
- 24
Mikrofone testen
2 Personen
- 25
Präsentationen vorbereiten
- 26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 27
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
- 28
Catering bereitstellen
3 Personen
Event
- 29
Panelteilnehmer empfangen
2 Personen
- 30
Besucher registrieren
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
- 33
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 34
Mikrofone weitergeben
- 35
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
- 38
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 39
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
- 40
Verabschiedung der Panelteilnehmer organisieren
- 41
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Technik ausschalten
2 Personen
- 43
Geschirr sammeln
3 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Materialien einpacken
2 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
- 50
Aufnahmedateien sichern
- 51
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Paneltisch
- BarhockerAnz. 5
- UmkleidetischeAnz. 2
- Garderobenständer
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 2
- Laserpointer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 6
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 10
- TeelöffelAnz. 30
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- Namensschild-PanelAnz. 5
- ProgrammschilderAnz. 3
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 20
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege drei bis fünf Gesprächsthemen fest und formuliere pro Thema zwei bis drei Leitfragen. So kann die Moderation steuern, ohne den Austausch vorwegzunehmen.
- Bestätige Panelteilnehmer und Moderator spätestens vier Wochen vor dem Termin. Sammle dabei auch Kurzbiografien, Aussprachehinweise und besondere Anforderungen.
- Schließe die Anmeldung sieben Tage vorher mit einer Teilnehmerliste ab. Frage dann Ernährungswünsche und Transportbedarf ab, statt diese Informationen erst beim Einlass zu suchen.
- Plane für Technik und Präsentationen einen eigenen Testtermin, idealerweise zwei bis drei Tage vorher. Prüfe Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer, HDMI- und Verlängerungskabel gemeinsam.
- Baue den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn auf. Stelle Paneltisch, Stühle und Bühnenbereich zuerst auf, teste danach die Mikrofone und kühle Getränke erst, wenn die Kühlboxen am richtigen Platz stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Podiumsgespräch organisieren?
- Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Panelteilnehmern, Moderator und Location. Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung sieben Tage vorher ab.
- Wie viele Fragen braucht ein Podiumsgespräch?
- Bereite pro 60 Minuten Gespräch ungefähr acht bis zwölf Hauptfragen vor, ergänzt um kurze Nachfragen. Plane zusätzlich zehn Minuten Reserve ein, weil einzelne Antworten länger ausfallen können.
- Wann sollte die Technik für ein Podiumsgespräch getestet werden?
- Führe zwei bis drei Tage vorher einen vollständigen Test mit Laptop, Beamer, Lautsprechern und allen Mikrofonen durch. Am Veranstaltungstag folgt 60 bis 90 Minuten vor Beginn ein kurzer Funktionstest im aufgebauten Raum.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Podiumsgespräch?
- Rechne pro Person mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser für eine Veranstaltung von zwei bis drei Stunden, zusätzlich zu Kaffee oder Tee. Stelle Wasser für das Publikum und Karaffen oder Gläser für das Panel bereit.
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