Organiser une sortie d’entreprise, étape par étape

Une sortie d’entreprise réussie se prépare d’abord comme un déplacement collectif, puis comme un moment convivial. Commencez par établir la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et fixer le programme avant de réserver le transport, la visite et le dîner. Vérifiez ensuite les horaires réels, le point de rassemblement et les contacts d’urgence. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, répartir les participants et préparer les informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier les coordonnées
6
Réserver le transport
7
Réserver le lieu de visite
8
Réserver un dîner
9
Élaborer le programme
10
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
11
Définir le point de rassemblement
12
Envoyer le programme aux participants
13
Confirmer les inscriptions
14
Répartir les participants
15
Recueillir les contacts d'urgence
16
Transmettre les questions au lieu
17
Communiquer le choix du dîner
18
Préparer les badges
2 personnes
19
Préparer le briefing des participants
20
Rassembler le matériel de présentation
21
Imprimer les badges nominatifs
22
Imprimer les cartes d'itinéraire
23
Informer à nouveau les participants
24
Vérifier les prévisions météo
25
Contrôler l’itinéraire alternatif
26
Faire les courses
2 personnes
27
Vérifier le matériel
2 personnes
28
Répartir le catering
2 personnes
29
Préparer les sacs et les documents
2 personnes
30
Préparer les numéros de téléphone
31
Vérifier le point de départ
2 personnes
32
Charger le matériel
3 personnes
33
Préparer la liste des présences

Événement

34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Distribuer les badges
2 personnes
37
Accueillir les participants
38
Présenter le programme de la journée
39
Donner les consignes de sécurité
40
Accompagner les participants vers le transport
2 personnes
41
Vérifier les présences dans le transport
2 personnes
42
Assurer l’accompagnement du voyage
2 personnes
43
Accueillir le lieu de visite
2 personnes
44
Inscrire un groupe
45
Animer la visite guidée
2 personnes
46
Animer la séance de questions-réponses
47
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Servir les amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accompagner les participants au dîner
2 personnes
52
Indiquer les places pour le dîner
2 personnes
53
Vérifier les repas adaptés
54
Encadrer le dîner
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Prononcer le discours de remerciement
57
Prendre une photo de groupe
2 personnes
58
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
59
Accompagner les participants vers le transport
2 personnes
60
Accompagner le retour
2 personnes
61
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

62
Décharger le matériel
3 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Nettoyer le matériel
2 personnes
66
Trier les restes
67
Rendre les articles empruntés
68
Rassembler les notes de frais
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Renvoyer les objets trouvés
71
Envoyer un message de remerciement
72
Partager les photos avec les participants
73
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 6
Tables hautesqté 4
Nappesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4
Adaptateur HDMIqté 2
Télécommande de présentation
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Mégaphones manuels
Parapluiesqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Assiettesqté 50
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Décapsuleursqté 3
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Carafeqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 50
Panneau d’accueil
Décoration de tableqté 8
Pots à stylosqté 6
Lanyardsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Seau de nettoyageqté 2
Balayette et pelleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les réservations dans cet ordre : lieu de visite, dîner, puis transport. Gardez au moins 30 minutes de marge entre l’arrivée prévue et le début de la visite pour absorber les retards.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant la sortie. Faites vérifier les coordonnées avant d’envoyer les confirmations définitives.
Envoyez le programme avec le point de rassemblement, les horaires, l’itinéraire et un numéro joignable. Une seconde information 48 heures avant évite les oublis de dernière minute.
Préparez la répartition des participants et les badges nominatifs avant le jour J. Imprimez aussi les cartes d’itinéraire si le groupe change de lieu ou se déplace à pied.
Contrôlez la météo et l’itinéraire alternatif la veille. Chargez les téléphones et batteries externes, puis testez le matériel de présentation, l’adaptateur HDMI, le microphone et l’enceinte avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie d’entreprise ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de recueillir les inscriptions, réserver le transport et les activités, puis confirmer le dîner et les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une sortie d’entreprise ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 2 à 3 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et les contraintes alimentaires.
Quand confirmer le programme aux participants ?: Envoyez le programme détaillé dès que les réservations sont confirmées, puis rappelez les horaires et le point de rassemblement 48 heures avant. Indiquez aussi l’itinéraire alternatif si le trajet comporte un risque de retard.
Que prévoir pour une sortie d’entreprise avec déplacement ?: Préparez un point de rassemblement clairement indiqué, les coordonnées des participants, les contacts d’urgence et les cartes d’itinéraire. Pour le matériel, vérifiez au moins 24 heures avant les téléphones, batteries externes, rallonges et équipements de présentation.

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