Cómo organizar una excursión empresarial sin perder el control

Una excursión empresarial necesita más coordinación que una simple salida de equipo: hay que cuadrar inscripciones, transporte, visita, comidas y horarios. Empieza cerrando el número de participantes y las reservas principales antes de preparar el programa detallado. Después, confirma preferencias dietéticas, contactos y punto de encuentro, y comunica la información en varias ocasiones. El día anterior, revisa la previsión, la ruta y el material técnico para evitar retrasos al llegar al recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de participantes
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Comprobar datos de contacto
6
Reservar transporte
7
Reservar el lugar de la visita
8
Reservar cena
9
Desarrollar el programa
10
Comprobar la ruta y el tiempo de viaje
11
Fijar el punto de encuentro
12
Enviar el programa a los participantes
13
Confirmar inscripciones
14
Asignar participantes
15
Recopilar contactos de emergencia
16
Transmitir las preguntas al recinto
17
Comunicar la opción de cena
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Preparar la información para los participantes
20
Reunir material de presentación
21
Imprimir etiquetas con nombres
22
Imprimir mapas de ruta
23
Volver a informar a los participantes
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Comprobar la ruta alternativa
26
Hacer la compra
2 personas
27
Comprobar los materiales
2 personas
28
Repartir el catering
2 personas
29
Empacar bolsas y documentos
2 personas
30
Preparar los números de teléfono
31
Comprobar el punto de salida
2 personas
32
Cargar los materiales
3 personas
33
Preparar la lista de asistencia

Evento

34
Recepción de participantes
3 personas
35
Registrar la asistencia
2 personas
36
Repartir acreditaciones
2 personas
37
Dar la bienvenida a los participantes
38
Explicar el programa del día
39
Dar instrucciones de seguridad
40
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
41
Comprobar la asistencia en el transporte
2 personas
42
Organizar el acompañamiento del viaje
2 personas
43
Recibir la ubicación de visita
2 personas
44
Inscribir al grupo
45
Guiar la visita
2 personas
46
Moderar la ronda de preguntas
47
Coordinar la actividad de networking
2 personas
48
Enfriar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Acompañar a los participantes a la cena
2 personas
52
Asignar plazas para la cena
2 personas
53
Comprobar las comidas especiales
54
Coordinar la cena
3 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Dar el discurso de agradecimiento
57
Hacer una foto de grupo
2 personas
58
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
59
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
60
Coordinar el regreso
2 personas
61
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

62
Descargar el material
3 personas
63
Recoger la basura
2 personas
64
Lavar la vajilla
2 personas
65
Limpiar los materiales
2 personas
66
Clasificar sobrantes
67
Devolver los objetos prestados
68
Recopilar los recibos de gastos
69
Registrar objetos perdidos
70
Devolver objetos perdidos
71
Enviar mensaje de agradecimiento
72
Compartir fotos con los participantes
73
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 6
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 4

Equipo

Portátil
Tabletacant. 2
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 4
Adaptador HDMIcant. 2
Mando a distancia para presentaciones
Altavoz portátil
Micrófono
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 4
Megáfonos de mano
Paraguascant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 50
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Platoscant. 50
Tenedorescant. 50
Cuchilloscant. 50
Cucharascant. 50

Cocina

Bandejas de serviciocant. 6
Tijerascant. 2
Abridores de botellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarracant. 4
Cubiterascant. 4

Decoración

Portanombrescant. 50
Cartel de bienvenida
Decoración de mesacant. 8
Portalápicescant. 6
Lanyardscant. 50

Limpieza

Papeleracant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Paños de microfibracant. 8
Cubo de limpiezacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de reservar la cena y asignar participantes. Pide las preferencias dietéticas durante el registro y comprueba los datos de contacto antes de enviar la lista definitiva.
Reserva primero el transporte y el lugar de la visita, y calcula el trayecto con margen. Comprueba la ruta real y prepara una alternativa por si hay tráfico, obras o cambios de acceso.
Envía el programa al menos 7 días antes e incluye hora, punto de encuentro, duración de la visita, opción de cena y teléfono de contacto. Vuelve a recordarlo entre 24 y 48 horas antes.
Prepara las acreditaciones, etiquetas con nombres, mapas y preguntas para el recinto con antelación. Lleva una copia digital en el portátil o la tableta y otra impresa para el punto de encuentro.
Haz una comprobación técnica el día anterior: portátil, adaptador HDMI, mando, altavoz, micrófono, cables, regletas y baterías externas. Si la actividad es exterior, revisa también paraguas, megáfonos y el pronóstico del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una excursión empresarial?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas transporte, visita guiada y cena. Envía el programa definitivo al menos 7 días antes y confirma asistentes, ruta y previsión entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la excursión. Así puedes confirmar transporte, asignar participantes, comunicar la opción de cena y transmitir al recinto las necesidades dietéticas.
¿Qué información debe incluir el programa de una excursión empresarial?: Incluye el punto de encuentro, la hora de salida, el trayecto estimado, el horario de la visita, los descansos, la cena y un contacto responsable. Envíalo 7 días antes y actualízalo si cambia algún horario.
¿Qué hacer si cambia el tiempo o se corta la ruta?: Comprueba la previsión el día anterior y de nuevo la mañana del evento. Ten preparada una ruta alternativa y comunica cualquier cambio a los participantes en cuanto lo confirmes, idealmente con al menos 2 horas de margen.

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