Organiser une soirée théâtre, étape par étape

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : le lieu et les droits d’utilisation d’abord, puis les inscriptions, la distribution des rôles et la technique. Prévoyez ensuite les costumes, les accessoires, l’accueil du public et le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les câbles, l’étiquetage des accessoires et le temps nécessaire aux essais. Ce plan vous aide à passer de la réservation à l’ouverture des portes sans improviser les derniers détails.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Suivre la vente des billets
5
Réserver le lieu
6
Vérifier les droits d'utilisation
7
Imprimer le programme
8
Confirmer la répartition des rôles
9
Rassembler les éléments de décoration
3 personnes
10
Vérifier les costumes
2 personnes
11
Étiqueter les accessoires
2 personnes
12
Tester la technique
2 personnes
13
Commander le catering
14
Planifier les bénévoles
15
Faire les courses
2 personnes
16
Récupérer les clés du lieu
17
Vérifier la salle
2 personnes
18
Installer les chaises
4 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Dégager la scène
3 personnes
21
Monter la décoration
4 personnes
22
Installer les accessoires
2 personnes
23
Préparer les costumes
2 personnes
24
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
25
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
26
Effectuer la vérification du son
2 personnes
27
Balayer la scène et la salle
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Aménager le bar et l’entrée
3 personnes
31
Préparer la caisse et la liste des invités
2 personnes

Événement

32
Faire changer les joueurs
2 personnes
33
Ouvrir les portes
3 personnes
34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Distribuer les programmes
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Animer le spectacle
3 personnes
39
Servir les en-cas de pause
3 personnes
40
Gérer la technique
2 personnes
41
Assurer la surveillance au vestiaire
42
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Rassembler les accessoires
3 personnes
44
Démonter le décor
4 personnes
45
Éteindre l’équipement
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Nettoyer la salle
4 personnes
49
Remettre le mobilier en place
4 personnes
50
Vérifier les stocks
51
Remettre les clés
52
Laver et ranger les costumes
2 personnes
53
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table pliante pour l’entrée
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable pour la musique
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 4
Lampes de travail LEDqté 2
Ruban gafferqté 4

Décoration

Bâche de fond
Plantes décorativesqté 4
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux de directionqté 6
Colle repositionnableqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant d’envoyer les invitations et vérifiez les droits d’utilisation au même moment. Gardez une confirmation écrite : sans elle, la représentation peut être bloquée au dernier moment.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès la réponse. Arrêtez le nombre de portions quelques jours avant l’événement pour commander le catering sans surévaluer les quantités.
Confirmez la répartition des rôles au moins une semaine avant la soirée. Préparez une feuille avec les responsables de l’accueil, des costumes, des accessoires, du son et de la lumière : une personne absente ne doit pas laisser une fonction sans relais.
Faites un essai technique complet avant l’arrivée du public : microphones, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur, éclairage et rallonges doivent être testés ensemble. Marquez les câbles au ruban gaffer et prévoyez une marge d’au moins 30 minutes pour corriger un branchement ou un réglage.
Le jour même, récupérez les clés assez tôt pour vérifier la salle, dégager la scène et installer chaises, tables, décoration et accessoires. Étiquetez les accessoires et préparez les costumes sur cintres avant l’ouverture des portes, plutôt que pendant l’accueil des spectateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Comptez au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, vérifier les droits, envoyer les invitations et suivre la billetterie. Prévoyez une semaine supplémentaire si les costumes, les rôles ou la technique ne sont pas encore définis.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la représentation, avec les informations d’inscription et les modalités de réservation. Faites un rappel 7 jours avant afin de mettre à jour le nombre de spectateurs et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez 2 à 3 heures avant l’accueil du public pour vérifier la salle, installer les chaises et les tables, monter la décoration, préparer les accessoires et brancher le son et la lumière. Gardez ensuite 30 minutes pour un test technique final.
Quand commander le catering pour une soirée théâtre ?: Commandez-le dès que les inscriptions deviennent fiables, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Confirmez alors le nombre de portions, les besoins alimentaires et le matériel de service, notamment les verres, tasses, assiettes et plateaux.

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