So organisierst du einen Themenabend ohne Last-Minute-Chaos

Ein Themenabend mit Programm, Rollen, Kostümen und Bühne braucht eine andere Reihenfolge als ein normales Fest. Starte mit Termin, Ort und Aufführungsrechten, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Rollenverteilung und die technische Planung. Am Veranstaltungstag selbst entscheidet ein klarer Aufbauplan, ob Saal, Bühne, Licht, Ton und Requisiten rechtzeitig einsatzbereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Kartenverkauf nachverfolgen
5
Location reservieren
6
Aufführungsrechte kontrollieren
7
Programm drucken
8
Rollenverteilung bestätigen
9
Dekorationsteile einsammeln
3 Personen
10
Kostüme prüfen
2 Personen
11
Requisiten beschriften
2 Personen
12
Technik testen
2 Personen
13
Catering bestellen
14
Freiwillige einteilen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Standortschlüssel abholen
17
Saal kontrollieren
2 Personen
18
Stühle aufstellen
4 Personen
19
Tische aufstellen
3 Personen
20
Bühne freiräumen
3 Personen
21
Dekor aufbauen
4 Personen
22
Requisiten bereitstellen
2 Personen
23
Kostüme bereitlegen
2 Personen
24
Licht und Ton anschließen
2 Personen
25
Lichtplan einstellen
2 Personen
26
Soundcheck durchführen
2 Personen
27
Bühne und Halle fegen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Bar und Eingang einrichten
3 Personen
31
Kasse und Gästeliste bereitstellen
2 Personen

Event

32
Spieler zum Umziehen schicken
2 Personen
33
Türen öffnen
3 Personen
34
Besucher empfangen
3 Personen
35
Programme ausgeben
2 Personen
36
Snacks servieren
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Aufführung begleiten
3 Personen
39
Pausensnacks servieren
3 Personen
40
Technik bedienen
2 Personen
41
Garderobenaufsicht übernehmen
42
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Requisiten sammeln
3 Personen
44
Deko abbauen
4 Personen
45
Geräte ausschalten
2 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Abfall sammeln
2 Personen
48
Saal reinigen
4 Personen
49
Möbel zurückstellen
4 Personen
50
Bestand prüfen
51
Schlüssel abgeben
52
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
53
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
Klapptisch für den Eingang
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop für Musik
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 4
LED-ArbeitslampenAnz. 2
Gaffer TapeAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
Dekorative PflanzenAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 3
WegweiserAnz. 6
KleberAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 60

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
Wischset
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location früh und kläre die Aufführungsrechte, bevor du Programm und Einladungen endgültig festlegst. Plane für die Raumübergabe mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.
Verschicke die Einladungen erst mit einer festen Rückmeldefrist. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und gegebenenfalls Kartenverkäufe in einer gemeinsamen Liste und prüfe sie spätestens 7 Tage vorher.
Bestätige Rollen, Kostüme und Requisiten nicht erst bei der Probe. Beschrifte jedes Requisit und lege Kostüme nach Rollen getrennt bereit, damit beim Aufbau keine Suchzeit entsteht.
Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Laptop mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich Verlängerungskabel, Gaffer Tape und LED-Arbeitslampen für schnelle Reparaturen.
Teile Freiwillige in feste Aufgaben ein: Eingang, Garderobe, Catering, Technik und Saalkontrolle. Stelle Tische, Stühle und den Klapptisch für den Eingang zuerst auf; Bühne, Dekor und Licht kommen danach.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Aufführungsrechte, Einladungen, Rollen und Catering ohne Zeitdruck klären.
Wann sollte man die Einladungen für einen Themenabend verschicken?: Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 14 Tagen. So bleiben noch mindestens 2 Wochen für Ernährungswünsche, Sitzplätze und die Cateringmenge.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?: Plane mindestens 2 Stunden für Saal, Bühne, Dekoration, Requisiten sowie Licht und Ton ein. Bei umfangreichen Kostümen oder mehreren Programmpunkten sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte man die Technik für einen Themenabend testen?: Führe den vollständigen Techniktest spätestens 2 Tage vor dem Abend durch. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Musik-Laptop, Scheinwerfer und jedes benötigte Kabel.

Starte diesen Plan in Lizzt

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