Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre réussie repose sur un enchaînement précis : choisir la date et le programme, réserver la salle, confirmer les artistes, puis gérer les inscriptions et la billetterie. Les dernières semaines servent à verrouiller le catering, les supports imprimés, les costumes, les accessoires et la technique. Cette checklist réunit 75 tâches et 56 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil ou la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Réserver les artistes et le personnel
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Mettre en place la billetterie
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les réservations
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste du public
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des accessoires
2 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Vérifier la liste technique
2 personnes
Réserver le matériel d’éclairage et de sonorisation
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Faire les courses
3 personnes
Laver et repasser les costumes
2 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les collations de pause
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Dégager le sol de la scène
3 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Réaliser la répétition technique
4 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Lancer le spectacle
3 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Changer les accessoires
2 personnes
Annoncer la pause
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Reprendre le spectacle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
Remercier les artistes
Servir le verre de clôture
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les accessoires
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Emballer le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Restituer les costumes
2 personnes
Rappeler pour les objets trouvés
Traiter les paiements et les reçus
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 8
Table d’accueilqté 2
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Télécommande de présentation
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passages de câblesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Vasesqté 6
Bougies LEDqté 12

Accessoires

Caisses de accessoiresqté 4
Accessoires à la mainqté 20
Mobilier décoratifqté 6

Costumes

Portants à costumesqté 3
Housses de costumesqté 20
Cintresqté 30

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Papeterie

Brochures du programmeqté 120
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 4
Papier d'impression A4qté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévois ensuite au moins 2 à 3 semaines pour diffuser l’affiche, traiter les réponses et confirmer les réservations.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et fixe les quantités de catering au plus tard 7 jours avant la soirée. Garde une liste distincte des régimes et allergies pour l’accueil.
Imprime le déroulé, la liste du public et les livrets du programme 2 à 3 jours avant l’événement. Prépare aussi les badges nominatifs pour éviter de les remplir au dernier moment.
Fais une répétition technique au moins 2 heures avant l’ouverture des portes : teste les microphones, la table de mixage, les projecteurs LED, les câbles et les rallonges.
Vérifie les costumes et les accessoires la veille, puis rassemble-les par scène dans des caisses séparées. Lave et repasse les costumes avant cette vérification finale, pas le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, vérifier les autorisations, ouvrir la billetterie et gérer le catering sans précipitation.
Quand ouvrir la billetterie pour une soirée théâtre ?: Ouvre-la dès que la date, le programme, le lieu et les artistes sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la représentation. Termine le traitement des inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les costumes et les accessoires ?: Contrôle la liste des costumes et des accessoires 7 jours avant, puis fais la vérification finale la veille. Regroupe les accessoires par scène et garde les costumes sur des portants avec leurs housses.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer et tester le son, l’éclairage, l’ordinateur, les câbles et les passages de câbles. Ajoute 30 minutes si la salle ou le matériel sont peu familiers.

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