Organiser une soirée contes, étape par étape

Une soirée contes se prépare d’abord autour du lieu, des conteurs et du rythme de la soirée. Confirme les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser les réservations, puis construis un programme avec des horaires réalistes. La technique, l’éclairage et l’aménagement influencent directement l’écoute : teste-les avant le jour J. Le jour même, prévois assez de temps pour installer l’accueil, les sièges, les boissons et les en-cas avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les conteurs
6
Établir le programme
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Tester la technique
2 personnes
9
Élaborer le plan d'aménagement
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Vérifier les produits frais
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Imprimer les histoires et les horaires
15
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
20
Installer le système son
2 personnes
21
Régler l’éclairage
2 personnes
22
Suspendre la décoration
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
25
Préparer le thé et le café
2 personnes
26
Préparer la table d'inscription
27
Accueillir les conteurs
2 personnes
28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Présenter le programme
30
Accompagner les récits
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Annoncer la pause
34
Faire les adieux et recueillir les retours
2 personnes

Suivi

35
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
36
Éteindre l’équipement
2 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Nettoyer l’espace
3 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Assiettes de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Intervenants actifsqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Pupitres de programmeqté 6
Vases décoratifsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu avant d’envoyer les invitations, puis fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée pour connaître l’effectif et les besoins alimentaires.
Demande aux conteurs leurs durées exactes et leurs besoins techniques avant d’établir le programme. Garde une pause de 15 à 20 minutes entre deux séquences pour éviter les retards.
Teste les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises sur place au moins 2 heures avant l’accueil du public. Une vérification rapide la veille ne remplace pas un essai dans la salle.
Installe les chaises en orientant clairement les places vers la table de prise de parole, puis réserve un passage libre vers l’accueil et les boissons. Prépare aussi les pupitres de programme avant l’ouverture.
Ne laisse pas les produits frais et les boissons au dernier moment : vérifie les courses la veille, mets les boissons au frais dès l’ouverture du lieu et prépare le thé et le café avant le premier conte.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée contes ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les conteurs, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver le matériel nécessaire.
Quand faut-il confirmer les inscriptions à une soirée contes ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le nombre de participants, les besoins alimentaires et une base fiable pour les chaises, les verres et les en-cas.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée contes ?: Comptez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Il faut installer les tables et les chaises, aménager l’accueil, régler le son et l’éclairage, puis mettre les boissons et les amuse-bouches en place.
Quand tester le son pour une soirée contes ?: Faites un test complet le jour même, environ 2 heures avant l’ouverture, avec les microphones utilisés par les conteurs. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et la position des enceintes dans la salle.

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