Geschichtenabend organisieren: Schritt für Schritt zum gelungenen Abend
Ein Geschichtenabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst den Ort und die Erzähler bestätigen, dann Anmeldungen, Programm und Technik festlegen. Plane die Sitzplätze so, dass alle gut zuhören können, und kläre Ernährungswünsche frühzeitig. Am Veranstaltungstag brauchst du Vorlauf für Aufbau, Mikrofone, Beleuchtung sowie Kaffee, Tee und Snacks. Besonders häufig werden Techniktests, Namensschilder und die Zeit für das Frischhalten der Lebensmittel zu spät eingeplant.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Geschichtenerzähler bestätigen
- 6
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Technik testen
2 Personen
- 9
Aufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Frischprodukte kontrollieren
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Geschichten und Zeiten ausdrucken
- 15
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Empfangsbereich einrichten
2 Personen
- 20
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 21
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks auslegen
2 Personen
- 25
Tee und Kaffee bereitstellen
2 Personen
- 26
Registrierungstisch aufbauen
- 27
Sprecher empfangen
2 Personen
- 28
Gäste empfangen
3 Personen
- 29
Programm vorstellen
- 30
Geschichten begleiten
2 Personen
- 31
Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Pause ankündigen
- 34
Abschied und um Feedback bitten
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 36
Geräte ausschalten
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Raum reinigen
3 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 55
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- KuchenplattenAnz. 60
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServiertellerAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichtschläucheAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- ProgrammständerAnz. 6
- Dekorative VasenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Geschichtenerzähler, bevor du das Programm druckst. Lege für jede Geschichte eine feste Dauer fest und plane zusätzlich 5 bis 10 Minuten Puffer für Wechsel und Rückfragen ein.
- Teste Funkmikrofone, aktive Lautsprecher und Mikrofonständer spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Lautstärke am hintersten Sitzplatz.
- Ordne Tische und Stühle so an, dass niemand den Rednertisch oder die Programmständer verdeckt. Richte den Empfangstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn mit Namensschildern und den Anmeldungen ein.
- Kaufe Frischprodukte erst kurz vor dem Termin und kontrolliere sie nach dem Einkauf. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und lege Snacks erst kurz vor dem Einlass auf Servierteller, damit sie frisch bleiben.
- Plane Kaffee und Tee als eigenen Aufbaupunkt ein: Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten vor dem Empfang bereitstehen. Stelle außerdem Abfallbehälter dort auf, wo gegessen und getrunken wird, nicht nur am Ausgang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Geschichtenabend einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Abend, damit Sitzplätze, Snacks und Ernährungswünsche eingeplant werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Geschichtenabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfangsbereich, Beleuchtung und Dekoration ein. Für Beschallungsanlage und Mikrofontest solltest du zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass reservieren.
- Wie viele Geschichten passen in einen Abend?
- Rechne pro Geschichte mit ihrer geplanten Erzählzeit plus 5 bis 10 Minuten für Ansage und Wechsel. Bei einem zweistündigen Programm passen meist 6 bis 8 kurze Geschichten inklusive einer Pause hinein.
- Wann sollte man Snacks und Getränke bereitstellen?
- Stelle Getränke etwa 30 Minuten vor dem Einlass kalt oder in Thermoskannen bereit. Snacks kommen am besten 10 bis 15 Minuten vorher auf die Servierteller, damit sie nicht austrocknen oder unnötig lange stehen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!