Organiser une silent disco, étape par étape

Une silent disco se prépare d’abord comme une soirée technique, puis comme une fête. Réservez le lieu et le matériel assez tôt, vérifiez les autorisations et les droits musicaux, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, chargez les casques, testez les fichiers musicaux et confirmez la livraison. Le jour même, prévoyez du temps pour baliser la piste, installer les émetteurs et tester chaque canal avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver le matériel de silent disco
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier les droits musicaux
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Composer les playlists musicales
2 personnes
10
Déterminer la répartition des canaux
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
12
Publier le programme
13
Confirmer la livraison
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Recharger les appareils
2 personnes
17
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
18
Préparer le matériel
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Balisage de la piste de danse
2 personnes
24
Installer l'éclairage
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
28
Trier les casques
3 personnes
29
Brancher les émetteurs
2 personnes
30
Tester les canaux audio
2 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes

Événement

32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Distribuer les casques
3 personnes
34
Expliquer le service
2 personnes
35
Lancer le programme musical
36
Servir les boissons
2 personnes
37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Échanger les casques
2 personnes
40
Sécuriser la piste de danse
2 personnes
41
Conserver les objets trouvés
42
Récupérer les casques
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs au départ
2 personnes

Suivi

44
Éteindre l’équipement
2 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Ranger le mobilier
4 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Nettoyer l’équipement
2 personnes
50
Retourner le matériel
2 personnes
51
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 8

Équipement

Casques de silent discoqté 100
Casques de rechangeqté 10
Émetteursqté 3
Lecteurs de musiqueqté 3
Chargeurs de casques audioqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Spots LEDqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux indicateurs de canalqté 3
Panneaux de directionqté 8
Braceletsqté 120

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Panneaux réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de serviceqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez les casques, les émetteurs et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez quelques casques de rechange et vérifiez le nombre exact d’appareils livrés au moins une semaine avant la soirée.
Testez les playlists et chaque canal musical la veille, puis refaites un essai sur place avant l’ouverture. Une playlist qui fonctionne sur un ordinateur peut poser problème sur le lecteur ou l’émetteur utilisé.
Donnez aux invités une indication claire pour choisir leur canal et prévoyez des panneaux visibles près de la piste. Les bracelets ou repères de couleur évitent de devoir expliquer le fonctionnement à chaque personne.
Chargez tous les casques et batteries externes la veille, puis gardez les chargeurs, rallonges et multiprises dans une zone réservée aux bénévoles. Ne branchez pas le matériel audio au dernier moment, quand les invités arrivent déjà.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début pour contrôler l’entrée, le sol, l’éclairage et l’alimentation électrique. Mettez les boissons au frais avant l’installation finale afin de ne pas bloquer les passages et la piste de danse.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une silent disco ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines pour réserver le lieu et le matériel, obtenir les autorisations et envoyer les invitations. Gardez les 48 dernières heures pour les inscriptions, les playlists, la recharge et la confirmation de livraison.
Combien de casques faut-il prévoir pour une silent disco ?: Prévoyez un casque par participant inscrit, plus environ 5 à 10 % de casques de rechange. Pour 80 invités, cela représente 80 casques utilisables et 4 à 8 appareils supplémentaires.
Comment répartir les musiques sur une silent disco ?: Limitez-vous à 2 ou 3 canaux pour que le choix reste compréhensible. Testez chaque canal avec un casque différent avant l’ouverture et affichez clairement la répartition près de la piste.
Quand installer le matériel le jour de la silent disco ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’arrivée du public et prévoyez 30 minutes supplémentaires pour les tests. Les casques doivent être chargés, les émetteurs branchés et les fichiers musicaux vérifiés avant l’ouverture du lieu.

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