Cómo organizar un silent disco sin contratiempos

Un silent disco se organiza en este orden: primero aseguras el lugar y el equipo, después resuelves permisos, música e inscripciones, y al final preparas el montaje técnico. El punto que más suele fallar es la coordinación de auriculares, transmisores y canales: no basta con que el equipo llegue, hay que probarlo. También conviene publicar el programa y asignar responsables antes del día del evento. Este plan te ayuda a llegar al montaje con las decisiones importantes ya cerradas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Reservar equipo de silent disco
3
Comprobar permisos
4
Comprobar los derechos de música
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Crear listas de reproducción
2 personas
10
Definir la distribución del canal
2 personas
11
Asignar voluntarios
12
Publicar el programa
13
Confirmar la entrega
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Hacer la compra
3 personas
16
Cargar el equipo
2 personas
17
Probar los archivos de música
2 personas
18
Preparar los materiales
3 personas
19
Abrir la ubicación
2 personas
20
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Delimitar la pista de baile
2 personas
24
Colgar la iluminación
3 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Montar el bufé y la barra
3 personas
28
Ordenar los auriculares
3 personas
29
Conectar los transmisores
2 personas
30
Probar los canales de sonido
2 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas

Evento

32
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
33
Repartir auriculares
3 personas
34
Explicar el servicio
2 personas
35
Iniciar el programa musical
36
Servir las bebidas
2 personas
37
Reponer los aperitivos
2 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Intercambiar auriculares
2 personas
40
Mantener segura la pista de baile
2 personas
41
Guardar los objetos perdidos
42
Recoger los auriculares
3 personas
43
Hacer el check-out de los visitantes
2 personas

Seguimiento

44
Apagar el equipo
2 personas
45
Recoger la basura
3 personas
46
Recoger el mobiliario
4 personas
47
Lavar la vajilla
2 personas
48
Limpiar el lugar
4 personas
49
Limpiar el equipo
2 personas
50
Devolver el equipo
2 personas
51
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Taburetes de barcant. 6
Manteles individualescant. 8

Equipo

Auriculares de silent discocant. 100
Auriculares de repuestocant. 10
Transmisorescant. 3
Músicoscant. 3
Cargadores para auricularescant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Carteles del canalcant. 3
Carteles de flechascant. 8
Pulserascant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 6
Jarrascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de servircant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y el equipo antes de abrir las inscripciones. Confirma cuántos auriculares incluye el servicio y añade unidades de repuesto; así no dependes de una entrega de última hora para cubrir pérdidas o averías.
Resuelve los permisos y los derechos de música con varias semanas de margen. Comprueba también si el lugar impone límites de horario, volumen o uso del espacio exterior.
Define los canales antes de preparar las listas de reproducción y coloca carteles visibles para identificarlos. Prueba cada archivo de música en los transmisores y auriculares, no solo desde el ordenador.
Publica un programa con horas de apertura, inicio de la música y cierre. Asigna voluntarios para recibir a los asistentes, entregar o revisar auriculares y atender los cambios de canal; una sola persona no puede controlar todo a la vez.
Haz una prueba completa antes de abrir las puertas: carga auriculares, baterías y luces, revisa cables y regletas, delimita la pista y confirma la entrega del equipo. Si el evento es al aire libre, revisa el pronóstico el mismo día y prepara un plan para el suelo y la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un silent disco?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar y los auriculares, comprobar permisos y derechos de música, enviar invitaciones y ajustar las inscripciones.
¿Cuántos auriculares de repuesto necesito para un silent disco?: Prepara aproximadamente un 5-10 % de auriculares de repuesto sobre el total de asistentes. Para 100 personas, ten disponibles entre 5 y 10 unidades adicionales, además de cargadores y baterías si el equipo los necesita.
¿Cuándo hay que probar el equipo de un silent disco?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al montar el evento. Comprueba transmisores, canales, archivos de música, carga de los auriculares, cables y regletas antes de abrir el lugar.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un silent disco?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 30-40 asistentes, además de la persona que coordina el evento. Para 100 personas, asigna 3 voluntarios: uno para la entrada, uno para los auriculares y uno para incidencias y cambios de canal.

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