Cómo organizar una sesión de brainstorming sin perder el foco

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de invitar: envíalo con la convocatoria y vuelve a compartirlo cuando falten 24 horas. Incluye la duración de cada ronda, las pausas y las normas de participación.
• Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comprueba las cantidades de catering al confirmar la asistencia. Haz la compra cuando tengas el número final, no basándote solo en la lista inicial.
• Prepara una pregunta principal y varias preguntas de apoyo para cada dinámica. Divide a los participantes en grupos antes de empezar y deja listas las hojas de trabajo, los post-its, los rotuladores y las pegatinas para votar.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz y los cables con la presentación abierta al menos 24 horas antes. Lleva cables alargadores y regletas preparados: los fallos de conexión suelen aparecer al montar las mesas.
• Monta la recepción, las mesas de trabajo y el punto de café antes de que llegue la primera persona. Coloca las tarjetas con nombres, los vasos, las tazas y las jarras de agua en su sitio, y reserva tiempo para enfriar las bebidas y preparar los aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una sesión de brainstorming?

Envíalas cuando el espacio, el programa y la duración estén definidos, idealmente entre 10 y 14 días antes. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para confirmar grupos y catering.

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar una sesión de brainstorming?

Reserva entre 2 y 3 horas el día anterior para imprimir materiales, preparar la presentación, revisar las dinámicas y probar el equipo. El día del encuentro, llega al menos 90 minutos antes para montar mesas, recepción, bebidas y material.

¿Cuántas preguntas debe tener una sesión de brainstorming?

Prepara una pregunta principal por ronda y entre 2 y 4 preguntas de apoyo para desbloquear al grupo. Con una ronda de 20 a 30 minutos, demasiadas preguntas dispersan la conversación.

¿Cómo se organizan los grupos en una sesión de brainstorming?

Divide a los participantes en grupos de 4 a 6 personas para que todos puedan aportar. Haz la distribución antes de la bienvenida y prepara una hoja de trabajo y un responsable de tiempo para cada grupo.

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