Organiser une réunion sur la pauvreté, étape par étape

Une réunion sur la pauvreté demande plus qu’une salle et quelques intervenants. Il faut cadrer le programme, faciliter la participation et anticiper les besoins concrets des personnes inscrites. Commencez par la date, le lieu et les contributions prévues, puis avancez vers les inscriptions, l’accessibilité, les supports et l’accueil. Les dernières heures servent surtout à vérifier le matériel, préparer la soupe et organiser les boissons et les en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Distribuer les flyers
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recenser les besoins en transport
11
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
12
Recenser la garde d'enfants
13
Préparer les activités pour enfants
2 personnes
14
Rassembler les informations sur les intervenants
15
Rassembler les présentations
16
Imprimer les questions de discussion
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la liste de présence
19
Confirmer les accords avec les fournisseurs
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Couper les légumes pour la soupe
2 personnes
25
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Aérer la salle
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager la table d'accueil
2 personnes
31
Préparer le matériel d'inscription
32
Préparer les badges nominatifs
33
Tester le matériel de présentation
2 personnes
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Installer les tables d’information
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Monter le buffet
3 personnes
39
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
40
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Accompagner l'ouverture
2 personnes
46
Accompagner les intervenants
2 personnes
47
Soutenir les présentations
2 personnes
48
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
49
Animer les groupes de discussion
8 personnes
50
Rassembler les notes de discussion
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réchauffer la soupe
2 personnes
54
Servir le buffet du dîner
5 personnes
55
Mettre les repas spéciaux à part
2 personnes
56
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
57
Encadrer le programme du soir
3 personnes
58
Assurer la permanence aux tables d’information
4 personnes
59
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
60
Assurer les au revoir et les orientations
3 personnes
61
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer la cuisine
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Démonter les tables d'information
2 personnes
68
Nettoyer l’espace
4 personnes
69
Réfrigérer les restes
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
71
Fermer le lieu
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Rassembler les factures et les reçus
74
Renvoyer les informations aux participants
75
Remercier les intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tables d’informationqté 4
Chaises hautes pour enfantsqté 6
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à théqté 90
Verres à eauqté 90
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Réfrigérateurs
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux d’informationqté 6
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 8
Compositions floralesqté 4
Guirlandes de fanionsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Catering

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Corbeilles à painqté 6
Bacs à buffetqté 8
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et le lieu, puis contactez les intervenants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les confirmations et finaliser les horaires.
Dans le formulaire d’inscription, demandez les besoins alimentaires, le transport, l’accessibilité et la garde d’enfants. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant la réunion afin de traiter les réponses manquantes.
Préparez les contenus avant la logistique finale : informations sur les intervenants, présentations et questions de discussion doivent être rassemblées au plus tard 3 jours avant. Imprimez aussi les badges et la liste de présence.
Testez la technique dans la salle au moins 2 heures avant l’accueil : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Gardez un exemplaire local des présentations si la connexion internet tombe.
Planifiez le repas en fonction du nombre confirmé, avec une marge d’environ 10 %. Faites les courses à l’avance, récupérez les produits frais le jour même et préparez les légumes, le pain, les garnitures et les en-cas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion sur la pauvreté ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, diffuser les invitations, traiter les inscriptions et organiser l’accessibilité, le transport et la garde d’enfants.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Faites une relance 7 jours avant pour obtenir les dernières inscriptions et besoins pratiques.
Que faut-il vérifier pour rendre la réunion accessible ?: Vérifiez l’accès à la salle, les circulations, les sièges, les sanitaires et les moyens de transport au moins 2 semaines avant. Demandez aussi les besoins individuels lors de l’inscription, plutôt que de vous limiter à l’accès en fauteuil.
Quand préparer le repas et les boissons ?: Confirmez les quantités 3 à 5 jours avant, puis achetez les produits non périssables et récupérez les produits frais le jour de la réunion. Commencez la soupe, les en-cas, le pain et les garnitures assez tôt pour que le service soit prêt avant la première pause.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.