Eine Veranstaltung zur Armut gut organisieren

Bei einer Veranstaltung zur Armut müssen Inhalt, Ablauf und die Bedürfnisse der Gäste zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und Ort, bevor du Einladungen verschickst. Danach koordinierst du Referenten, Anmeldungen, Barrierefreiheit, Kinderbetreuung und technische Ausstattung. Plane außerdem ausreichend Zeit für Präsentationen, Gesprächsfragen, Namensschilder und die Verpflegung ein. Besonders bei Suppe, Brot und Getränken entstehen Engpässe, wenn frische Zutaten oder Kühlmöglichkeiten erst am Veranstaltungstag organisiert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm bestätigen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Flyer verteilen
3 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Transportbedarf erfassen
11
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
12
Kinderbetreuung erfassen
13
Kinderaktivitäten vorbereiten
2 Personen
14
Sprecherinformationen sammeln
15
Präsentationen sammeln
16
Gesprächsfragen ausdrucken
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Anwesenheitsliste drucken
19
Lieferantenabsprachen bestätigen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Suppengemüse schneiden
2 Personen
25
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Raum lüften
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
31
Anmeldematerial bereitlegen
32
Namensschilder bereitlegen
33
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Informationstische einrichten
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Buffet aufbauen
3 Personen
39
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
40
Empfangsteam einweisen
3 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
42
Anwesenheit erfassen
2 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
45
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
46
Redner betreuen
2 Personen
47
Präsentationen unterstützen
2 Personen
48
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
49
Gesprächsgruppen begleiten
8 Personen
50
Gesprächsnotizen sammeln
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Suppe aufwärmen
2 Personen
54
Abendbuffet servieren
5 Personen
55
Diätmahlzeiten getrennt halten
2 Personen
56
Geschirr abräumen
3 Personen
57
Abendprogramm betreuen
3 Personen
58
Informationstische besetzen
4 Personen
59
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
60
Abschied und Verweisungen organisieren
3 Personen
61
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Küche reinigen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Infotische abbauen
2 Personen
68
Raum reinigen
4 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
72
Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Rechnungen und Belege sammeln
74
Teilnehmerinformationen nachsenden
75
Sprecher danken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Empfangstisch
InformationstischeAnz. 4
KinderhochstühleAnz. 6
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
TeegläserAnz. 90
WassergläserAnz. 90
TellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 90
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
Kühlschränke
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
InfotafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
WimpelkettenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Catering

WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 4
MilchkannenAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
BuffetbehälterAnz. 8
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
GetränkespenderAnz. 3
Einkäufe

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Zeiten fest, bevor du Einladungen und Flyer erstellst. Plane für Ankommen, Referate, Gesprächsrunden und Pausen jeweils eigene Zeitblöcke ein.
Frage bei der Anmeldung nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach Ernährungswünschen, Transportbedarf, Barrierefreiheit und Kinderbetreuung. Schließe die Abfrage spätestens 7 Tage vor dem Termin ab.
Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen frühzeitig an und sammle sie mindestens 3 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher rechtzeitig testen.
Bereite den Empfang mit Anwesenheitsliste und Namensschildern vor. Stelle Empfangs- und Informationstische so auf, dass Gäste den Eingang und die Gesprächsräume ohne Umwege finden.
Plane die Verpflegung nach dem Ablauf: Suppe, Brot und Belag müssen vor Beginn bereitstehen, frische Produkte sollten am selben Tag abgeholt werden. Prüfe außerdem, ob Suppenkessel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Geschirr und Abfallbehälter verfügbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Veranstaltung zur Armut planen?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Referenten. Verschicke Einladungen, sobald diese Punkte bestätigt sind, und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin.
Was muss man bei der Anmeldung für eine Veranstaltung zur Armut abfragen?: Erfasse neben Name und Teilnahme auch Ernährungswünsche, Transportbedarf, Barrierefreiheit und den Bedarf an Kinderbetreuung. Prüfe die Angaben 7 Tage vorher und gib sie an das zuständige Team weiter.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einer Veranstaltung?: Plane mindestens 60 Minuten vor Einlass für Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel ein. Teste zusätzlich jede Präsentation und die Gesprächsfragen, bevor die Gäste eintreffen.
Wann sollte man die Verpflegung für die Veranstaltung vorbereiten?: Bereite Snacks und geschnittenes Suppengemüse am Vortag vor. Hole frische Produkte am Veranstaltungstag ab und stelle Suppe, Brot und Belag mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.

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