Organiser une réunion sur la mobilité, étape par étape
Une réunion sur la mobilité se prépare d’abord par le contenu, puis par les inscriptions et la logistique d’accueil. Réservez la salle avant d’inviter les intervenants, vérifiez l’accessibilité et rassemblez les informations pratiques au même endroit. Les détails souvent oubliés sont le stationnement des vélos, les besoins alimentaires et les présentations à tester. Le jour venu, prévoyez du temps pour installer les tables, les chaises et l’équipement avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Inviter les intervenants
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Vérifier l’accessibilité
- 11
Collecter les informations de stationnement
- 12
Définir l’emplacement de stationnement des vélos
- 13
Publier l’itinéraire
- 14
Commander le catering
- 15
Rassembler les présentations
- 16
Vérifier les présentations
2 personnes
- 17
Préparer les badges nominaux
- 18
Faire la liste des présences
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Récupérer le catering
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Vérifier la salle
2 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 26
Tester le microphone
2 personnes
- 27
Régler l’éclairage
- 28
installer la signalisation
2 personnes
- 29
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Mettre les boissons au frais
- 32
Encadrer l'accueil
3 personnes
- 33
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 34
Distribuer les badges nominatifs
- 35
Présenter le programme
- 36
Animer les présentations
2 personnes
- 37
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 38
Servir la pause-café
3 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Animer les tables de discussion
6 personnes
- 41
Rassembler les notes
6 personnes
- 42
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 43
Servir le buffet
4 personnes
- 44
Encadrer la clôture
- 45
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
- 46
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 47
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 48
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 49
Trier les déchets
2 personnes
- 50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 51
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 52
Nettoyer la salle
3 personnes
- 53
Vérifier les sanitaires
- 54
Rapporter le matériel
2 personnes
- 55
Restituer le matériel emprunté
- 56
Gérer les objets trouvés
- 57
Envoyer le message aux participants
- 58
Rendre les présentations disponibles
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Table d'inscription
- Table de buffetqté 2
- Tables de discussionqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Micro sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Fourchettesqté 70
- Couteauxqté 70
- Cuillèresqté 70
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 70
- Nappesqté 8
- Panneaux de signalisationqté 8
- Panneaux d'informationqté 4
- Chevalets de conférenceqté 6
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 70
- Stylos à billeqté 70
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampadairesqté 2
Nettoyage
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubelles de recyclageqté 4
- Balais à mainqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date, le programme et la salle avant l’envoi des invitations. Gardez au moins 2 semaines entre l’ouverture des inscriptions et la réunion pour traiter les réponses et relancer les personnes manquantes.
- Ajoutez au formulaire d’inscription les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et les informations utiles pour le stationnement. Vérifiez ces réponses au plus tard 5 jours avant la réunion afin d’adapter l’accueil et le catering.
- Publiez l’itinéraire avec les informations de stationnement et l’emplacement prévu pour les vélos. Envoyez un rappel pratique 48 heures avant, car ces indications sont souvent recherchées le jour même.
- Demandez les présentations aux intervenants au moins 3 jours avant l’événement et testez-les sur l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur et l’écran. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires avant l’ouverture de la salle.
- Arrivez au moins 90 minutes avant le début pour vérifier la salle, installer l’accueil, les tables et les chaises, puis brancher le matériel. Préparez les badges nominatifs et la liste des présences avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une réunion sur la mobilité ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et régler l’accessibilité, le stationnement et le catering.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion sur la mobilité ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, puis un rappel 48 heures avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions 5 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires et le nombre de participants.
- Quand vérifier les présentations des intervenants ?
- Demandez les fichiers au moins 3 jours avant la réunion et faites un test complet la veille. Contrôlez les branchements, le son, le vidéoprojecteur et le format des fichiers, plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.
- À quelle heure faut-il arriver pour installer la salle ?
- Arrivez 90 minutes avant le début lorsque la salle est déjà disponible. Comptez davantage si les tables, les chaises, le buffet, l’accueil et le matériel de présentation doivent tous être installés sur place.
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