So organisierst du ein Mobilitätsmeeting
Ein Mobilitätsmeeting gelingt, wenn Programm, Teilnehmende und Raum früh zusammenpassen. Beginne mit Termin und Saal, kläre danach Referenten, Genehmigungen und Anmeldung. Aus den Anmeldungen ergeben sich Catering, Ernährungswünsche und Anforderungen an die Barrierefreiheit. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Namensschilder und Anwesenheitsliste; am Veranstaltungstag folgen Raumkontrolle, Aufbau und Techniktest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Redner einladen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Barrierefreiheit prüfen
- 11
Parkinformationen sammeln
- 12
Fahrradparkplatz festlegen
- 13
Wegbeschreibung veröffentlichen
- 14
Catering bestellen
- 15
Präsentationen sammeln
- 16
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Anwesenheitsliste erstellen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Catering abholen
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Saal kontrollieren
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 26
Mikrofon testen
2 Personen
- 27
Beleuchtung einrichten
- 28
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 31
Getränke kalt stellen
- 32
Einlass betreuen
3 Personen
- 33
Besucher registrieren
2 Personen
- 34
Namensschilder ausgeben
- 35
Programm vorstellen
- 36
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 37
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 38
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Gesprächstische begleiten
6 Personen
- 41
Notizen sammeln
6 Personen
- 42
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 43
Buffet servieren
4 Personen
- 44
Abschluss begleiten
- 45
Informationsmaterial ausgeben
2 Personen
- 46
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 47
Geräte ausschalten
2 Personen
- 48
Geschirr sammeln
3 Personen
- 49
Abfall trennen
2 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Küche reinigen
2 Personen
- 52
Saal reinigen
3 Personen
- 53
Sanitäranlagen prüfen
- 54
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 55
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
- 56
Fundsachen bearbeiten
- 57
Teilnehmernachricht versenden
- 58
Präsentationen bereitstellen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
- GesprächstischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- MesserAnz. 70
- LöffelAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
- InfotafelnAnz. 4
- FlipchartsAnz. 6
- StifteAnz. 24
- NotizblöckeAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 70
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- StehlampenAnz. 2
Reinigung
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- Recycling-MülleimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane für Anmeldungen mindestens 2 bis 3 Wochen ein und schließe das Formular einige Tage vor dem Meeting.
- Frage bei der Anmeldung gezielt nach Ernährungswünschen, Barrierefreiheit und Anreise. Veröffentliche Parkinformationen, Fahrradstellplatz und Wegbeschreibung spätestens mit der Einladung.
- Fordere Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. So fallen fehlende Schriften, Videos oder falsche Bildformate noch rechtzeitig auf.
- Plane die Registrierung am Eingang mit Tisch, Namensschildern und Anwesenheitsliste. Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher, damit Tische, Stühle, Buffet und Technik nicht parallel zum Eintreffen der Gäste eingerichtet werden müssen.
- Teste Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher vor Beginn mit dem ersten Vortrag. Lege Verlängerungskabel bereit und stelle Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck vor dem Catering-Aufbau an die vorgesehenen Plätze.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Mobilitätsmeeting organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Termin und Programm. Referenten, Genehmigungen und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Mobilitätsmeeting verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Meeting. Lass das Anmeldeformular mindestens 14 Tage geöffnet und bestätige besondere Wünsche möglichst innerhalb von 2 Werktagen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Mobilitätsmeetings?
- Plane mindestens 60 Minuten für Saal, Registrierung, Tische, Stühle und Catering ein. Für Beamer, Leinwand, Mikrofon und Präsentationen solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Test reservieren.
- Wann muss das Catering für ein Mobilitätsmeeting bestellt werden?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldefrist geschlossen ist und die Zahl der Teilnehmenden feststeht, meist 3 bis 5 Werktage vorher. Ernährungswünsche solltest du dabei gesammelt und schriftlich an den Anbieter weitergeben.
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